Digitale Signatur: Ein umfassender Leitfaden

In der modernen digitalen Welt spielt die Sicherstellung der Authentizität und Integrität von elektronischen Dokumenten eine entscheidende Rolle. Hier kommen digitale Signaturen ins Spiel. Sie bieten eine sichere und rechtsgültige Methode, um Dokumente elektronisch zu unterschreiben.

In diesem Blogartikel werden wir die verschiedenen Aspekte digitaler Signaturen beleuchten, einschließlich ihrer Unterschiede zu elektronischen Signaturen, der Rechtsgültigkeit, der Rolle von Zertifizierungsstellen, der Funktionsweise und der Vorteile.

Inhaltsangabe

Unterschied zwischen digitaler und elektronischer Signatur

Elektronische Signatur

Eine elektronische Signatur ist ein Oberbegriff für jede elektronische Methode, mit der eine Signatur ausgedrückt wird. Dies kann das Scannen einer handschriftlichen Signatur oder das Klicken auf einen „Ich stimme zu“-Button umfassen. Elektronische Signaturen sind einfach zu erstellen und zu verwenden. Sie bieten jedoch oft nicht die gleiche Sicherheit und Integrität wie digitale Signaturen. Eine elektronische Signatur kann so einfach sein wie das Einfügen eines Bildes einer handschriftlichen Signatur in ein Dokument oder das Akzeptieren von Geschäftsbedingungen online.

Digitale Signatur

Eine digitale Signatur ist eine spezielle Art der elektronischen Signatur, die kryptographische Algorithmen verwendet, um die Authentizität und Integrität eines Dokuments zu gewährleisten. Digitale Signaturen beruhen auf einem öffentlichen und privaten Schlüsselpaar und werden oft durch eine Zertifizierungsstelle (CA) validiert. Sie bieten ein höheres Maß an Sicherheit und sind in vielen rechtlichen Kontexten anerkannt. Eine digitale Signatur ist wie eine virtuelle Fingerabdruck-Technologie, die sicherstellt, dass das Dokument unverändert ist und tatsächlich vom Absender stammt.

Zertifizierungsstelle (Certificate Authority, CA) und Anbieter

Eine Zertifizierungsstelle ist eine Organisation, die digitale Signaturzertifikate ausstellt, die die Identität des Zertifikatsinhabers bestätigen. CAs spielen eine zentrale Rolle im öffentlichen Schlüssel-Infrastruktursystem (PKI), indem sie als vertrauenswürdige Drittparteien fungieren, die die Echtheit und Integrität von Zertifikaten gewährleisten. Sie überprüfen die Identität der Antragsteller und stellen sicher, dass die ausgegebenen Zertifikate vertrauenswürdig sind.

In Deutschland und Österreich gibt es mehrere vertrauenswürdige Zertifizierungsstellen, die qualifizierte elektronische Signaturen und digitale Zertifikate anbieten. In Deutschland zählen T-Systems International GmbH (Deutsche Telekom), D-TRUST GmbH (Bundesdruckerei), TC TrustCenter GmbH (Teil von DigiCert), Datev eG und die im Rahmen des EU eIDAS-Rahmens akkreditierten Stellen zu den führenden Anbietern.

In Österreich sind A-Trust GmbH, Österreichische Staatsdruckerei (OeSD), Global Trust (Secure Information Management GmbH), PrimeSign GmbH und Trustnet Austria die wichtigsten Zertifizierungsstellen.

Diese Anbieter gewährleisten hohe Sicherheitsstandards und Rechtsgültigkeit, wodurch Unternehmen und Einzelpersonen ihre digitalen Transaktionen sicher und effizient abwickeln können.

Qualifizierte vs. nicht qualifizierte Signatur: Welche elektronische Unterschrift ist rechtsgültig?

Die eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services) der Europäischen Union definiert drei verschiedene Sicherheitsstufen für elektronische Signaturen: die einfache elektronische Signatur, die fortgeschrittene elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur. Jede dieser Stufen bietet ein unterschiedliches Maß an Sicherheit und rechtlicher Verbindlichkeit.

Einfache elektronische Signatur (EES)

Definition: Die einfache elektronische Signatur umfasst alle Arten elektronischer Daten, die zur Authentifizierung des Unterzeichners dienen können. Dies kann ein eingescannter handschriftlicher Name, ein „Ich stimme zu“-Klick oder eine elektronische Version einer handschriftlichen Unterschrift sein.

Sicherheitsniveau: Niedrig. Diese Art der Signatur bietet keine spezifischen Sicherheitsmaßnahmen zur Verhinderung von Manipulationen oder zur Verifizierung der Identität des Unterzeichners.

Anwendungsbeispiele: Zustimmung zu Online-AGB, einfache Online-Formulare und interne Dokumente ohne rechtliche Anforderungen.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Definition: Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist eine elektronische Signatur, die eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet ist und es ermöglicht, den Unterzeichner zu identifizieren. Sie wird mit Mitteln erstellt, die der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle halten kann, und sie ist so mit den Daten verbunden, dass jede nachträgliche Änderung der Daten erkennbar ist.

Sicherheitsniveau: Mittel. Diese Signatur bietet ein höheres Maß an Sicherheit als die einfache elektronische Signatur, da sie die Identität des Unterzeichners besser verifiziert und die Integrität des Dokuments schützt. Sie sind jedoch nicht so streng reguliert und überprüft wie qualifizierte elektronische Signaturen.

Anwendungsbeispiele: E-Mails mit vertraulichen Informationen, elektronische Rechnungen und Verträge ohne spezielle gesetzliche Anforderungen.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Definition: Die qualifizierte elektronische Signatur ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die auf einem qualifizierten Zertifikat basiert und mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt wurde. Sie erfüllt die höchsten Sicherheitsanforderungen und wird von einer qualifizierten Zertifizierungsstelle ausgestellt.

Sicherheitsniveau: Hoch. Diese Signatur bietet die höchsten Sicherheits- und Integritätsstandards und ist rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.

Anwendungsbeispiele: Verträge mit Schriftformerfordernis, notariell beglaubigte Dokumente, offizielle Behördenschreiben und alle Dokumente, die eine hohe rechtliche Verbindlichkeit erfordern.

Wann ist eine qualifizierte elektronische Signatur notwendig?

Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist in verschiedenen Szenarien notwendig, insbesondere dort, wo höchste Sicherheit und rechtliche Verbindlichkeit gefordert sind. Hier sind einige Beispiele, wann eine QES erforderlich ist:

  • Rechtsgeschäfte mit Schriftformerfordernis
  • Behördliche und Verwaltungsverfahren 
  • Notarielle Beurkundungen
  • Verträge und Vereinbarungen im Gesundheitswesen
  • Finanztransaktionen und Bankgeschäfte 
  • Compliance und regulatorische Anforderungen: 
  • Unternehmensdokumente und Corporate Governance 

Funktionsweise von digitalen Signaturen

Digitale Signaturen verwenden asymmetrische Verschlüsselung, die aus einem Schlüsselpaar besteht: einem öffentlichen und einem privaten Schlüssel.

Der Prozess funktioniert wie folgt:

Erstellung der Signatur: Der Absender erstellt einen Hash-Wert (eine Art digitaler Fingerabdruck) des Dokuments und verschlüsselt diesen Hash-Wert mit seinem privaten Schlüssel. Dieser verschlüsselte Hash-Wert ist die digitale Signatur. Der private Schlüssel wird geheim gehalten und nur vom Absender verwendet.

Verifizierung der Signatur: Der Empfänger des Dokuments entschlüsselt die digitale Signatur mit dem öffentlichen Schlüssel des Absenders und erstellt gleichzeitig einen neuen Hash-Wert des erhaltenen Dokuments. Stimmt der entschlüsselte Hash-Wert mit dem neu berechneten Hash-Wert überein, ist die Signatur gültig, und das Dokument wurde nicht verändert. Der öffentliche Schlüssel ist allgemein zugänglich und kann von jedem verwendet werden, um die Signatur zu verifizieren.

Dieser Prozess gewährleistet, dass das Dokument authentisch ist und nicht manipuliert wurde, da jede Änderung am Dokument zu einer Diskrepanz zwischen den Hash-Werten führen würde.

Erstellung einer digitalen Signatur

Die Erstellung einer digitalen Signatur erfolgt in mehreren Schritten:

Zertifikat beantragen: Der Benutzer beantragt ein digitales Zertifikat bei einer Zertifizierungsstelle. Dieser Prozess beinhaltet normalerweise die Überprüfung der Identität des Benutzers durch die Zertifizierungsstelle.

Installation des Zertifikats: Nach Erhalt wird das Zertifikat auf dem Computer des Benutzers installiert. Dies kann durch spezielle Software oder durch integrierte Betriebssystemfunktionen erfolgen.

Signatur-Software: Der Benutzer verwendet eine Signatur-Software oder eine Signatur-Plattform wie inPoint’s eSignatur oder andere, um Dokumente digital zu signieren. Diese Software integriert das digitale Zertifikat und den privaten Schlüssel in den Signaturprozess.

Dokument signieren: Das Dokument wird geöffnet, der Benutzer wählt die Option zum Signieren, und die Software erstellt die digitale Signatur, indem sie den Hash-Wert des Dokuments berechnet und mit dem privaten Schlüssel verschlüsselt.

Vorteile digitaler Signaturen

Signieren von überall

Digitale Signaturen ermöglichen es Benutzern, Dokumente von überall auf der Welt zu signieren. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen mit verteilten Teams und Remote-Arbeitern. Es beseitigt die Notwendigkeit, physisch anwesend zu sein, um Dokumente zu unterzeichnen.

Zeiteffizienz

Dokumente können innerhalb von Minuten statt Tagen oder Wochen signiert werden, was den Geschäftsprozess erheblich beschleunigt. Diese Effizienz kann zu schnelleren Vertragsabschlüssen und verbesserten Geschäftsbeziehungen führen.

Mailbenachrichtigungen

Benutzer erhalten automatische Benachrichtigungen, wenn ein Dokument signiert wurde oder eine Signatur erforderlich ist. Diese Funktion hilft dabei, den Überblick über den Signaturprozess zu behalten und sicherzustellen, dass keine wichtigen Dokumente unbeachtet bleiben.

Mehrere Signatoren

Dokumente können an mehrere Parteien zur Signatur geschickt werden, was die Zusammenarbeit erleichtert und die Effizienz erhöht. Dies ist besonders nützlich bei Verträgen und Vereinbarungen, die von mehreren Parteien genehmigt werden müssen.

Sicherheit und Integrität

Digitale Signaturen bieten ein hohes Maß an Sicherheit, da sie auf kryptographischen Methoden basieren. Sie stellen sicher, dass das Dokument authentisch ist und nicht manipuliert wurde, und bieten so Schutz vor Betrug und Fälschung.

inPoint eSignatur-Lösung – die digitale Unterschrift von H&S

Erleben Sie die Zukunft des Dokumentenmanagements mit der digitalen Unterschrift von Heilig & Schubert Software AG. Unsere hochmoderne eSignatur-Lösung bietet Ihnen die höchste Sicherheitsstufe durch qualifizierte und fortgeschrittene elektronische Signaturen, die rechtlich bindend und sicher sind. Mit Funktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung und DSGVO-Konformität sorgen wir dafür, dass Ihre Dokumente jederzeit und überall sicher signiert werden können. Unsere Plattform lässt sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren, was Ihre Arbeitsabläufe erheblich effizienter gestaltet und die Betriebskosten senkt.

Die benutzerfreundliche Oberfläche und die API-Integration ermöglichen es Ihnen, Dokumente schnell und unkompliziert zu signieren, ohne die Sicherheit zu gefährden. Ob Verträge, behördliche Dokumente oder interne Geschäftsunterlagen – mit unserer Lösung können Sie sicher sein, dass Ihre digitalen Signaturen den höchsten Standards entsprechen.

Transformieren Sie Ihre Geschäftsprozesse, sparen Sie Zeit und Kosten und erleben Sie eine neue Dimension der digitalen Dokumentensignatur.

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DI (FH) Martin Leitner, MSc.

Seit 1996 arbeite ich für die H&S Heilig und Schubert Software AG in Wien und habe 2015 als Vorstand die Verantwortung für das gesamte Unternehmen übernommen. Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in der IT-Branche und Projektleitung habe ich ein umfangreiches Fachwissen aufgebaut.

Als Techniker konzentriere ich mich darauf, die Entwicklungen bei H&S maßgeblich zu beeinflussen. Dabei arbeite ich eng mit unseren Kunden zusammen und bringe mein technisches Fachwissen sowohl in den Vertrieb als auch in das Produktmanagement ein.

In meiner Tätigkeit als Geschäftsleiter der H&S begeistert mich der branchenübergreifende Austausch mit unseren Kunden und die Einblicke in die Prozessabläufe in den verschiedensten Unternehmen.

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