-
Stephan Gehling
- Archivierung
Um ihrer Archivierungspflicht nachzukommen, heften viele Organisationen wichtige Dokumente – Belege, Rechnungen, Geschäftsunterlagen u. v. m. – nach wie vor ab und lagern sie in Archivräumen.
Durch die zunehmende Digitalisierung entstehen jedoch immer weniger physische Dokumente, während die Anzahl der Dokumente in digitaler Form stetig zunimmt.
Auch Pflichten und Vorschriften werden fortlaufend an eine zunehmend digitalisierte und vernetzte Welt angepasst.
Genau aus diesem Grund werden elektronische Archivierungslösungen immer wichtiger.
Sie unterstützen Organisationen dabei, relevante gesetzliche Vorschriften, besonders im Hinblick auf die Revisionssicherheit, zu erfüllen.
Eine revisionssichere Archivierung ist zwingend notwendig, da sie es Ihnen ermöglicht, bei unangekündigten Steuerprüfungen oder beim Jahresabschluss wichtige Dokumente, Unterlagen, Belege und E-Mails ohne großen Aufwand offenzulegen.
Sind Sie dazu nicht in der Lage, oder liegt ein Verstoß vor, müssen Sie mit empfindlichen Bußgeldern oder im schlimmsten Fall sogar mit Haftstrafen rechnen.
In diesem Ratgeber gehen wir auf alles ein, was Sie über die revisionssichere Archivierung wissen müssen, damit Sie stets auf eine Steuer- oder Betriebsprüfung vorbereitet sind.
Inhaltsangabe
Revisionssichere Archivierung: Definition
Vereinfacht gesagt handelt es sich bei der revisionssicheren Archivierung um die digitale Verwahrung von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten, Unterlagen, Belegen und E-Mails nach gesetzlichen sowie steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften.
Form und Dauer der revisionssicheren Archivierung entnehmen Sie den gesetzlichen Pflichten und Vorschriften (siehe nächsten Abschnitt).
Die revisionssichere Archivierung bezieht sich jedoch nicht nur auf den Faktor „Verfügbarkeit“, sondern auch auf die Faktoren „Unveränderbarkeit“, „Nachvollziehbarkeit“ und „Vollständigkeit“.
Wichtig zu verstehen ist, dass sich diese Faktoren auf alle Änderungen an Ihren Dokumenten, Unterlagen, Belegen und E-Mails beziehen.
Das Ziel ist nämlich, diese vor Verfälschungen zu schützen.
In der Praxis heißt das für Sie, dass Sie jeden Geschäftsvorfall – wie beispielsweise Änderungen, Überschreibungen oder Löschungen – akribisch erfassen und in Ihrem elektronischen Archiv ordnungsgemäß und nachvollziehbar abspeichern müssen (Stichwort: Versionierung).
Zudem sollten Sie darauf achten, dass alle Dokumente, Unterlagen, Belege und E-Mails inhaltlich und bildlich jederzeit lesbar gemacht werden können.
Nur so können Sie eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorfälle sicherstellen.
Sie brauchen jedoch keine Bedenken zu haben, dass Sie all dies manuell erledigen müssen – hierbei unterstützt Sie nämlich eine Archivierungssoftware.
Manche Archivierungslösungen sind sogar mit einem Langzeitarchiv ausgestattet, das Ihnen ermöglicht, Ihre Dokumente, Unterlagen, Belege und E-Mails mühelos auch über Monate oder Jahre aufzubewahren.
Revisionssichere Archivierung: Gesetze in der D.A.CH-Region
Die Aufbewahrungspflichten, die Sie als Organisation kennen und erfüllen müssen, sind umfangreich und komplex.
Hinzu kommt, dass sich die gesetzlichen Anforderungen in der DACH-Region zum Teil stark unterscheiden.
Damit Sie einen guten Überblick erhalten, haben wir folgende Informationen für Sie zusammengestellt.
Revisionssichere Archivierung: Bundesrepublik Deutschland
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, beschrieben im Handelsgesetzbuches (§ 239, § 157 HGB) und der Abgabenordnung (§ 146, § 147 AO), bzw. GoBD (ehemals GDPdU und die GoBS).
Revisionssichere Archivierung: Österreich
Aufbewahrungspflicht lt. Bundesabgabenordnung § 132 (BAO), Umsatzsteuergesetz § 11 Abs. 2, § 18 Abs. 10 (UStG 1994) und Unternehmensgesetzbuch § 190, § 212 (UGB).
Revisionssichere Archivierung: Schweiz
Aufbewahrungspflicht gemäß Rechnungslegungsrecht 957 – 958f OR, 961 OR, 962 OR, 963 OR und Geschäftsbücherverordnung (GeBüV, SR 221431) sowie Geschäftsbücherverordnung Art. 9 (GeBüV; Zulässige veränderbare und unveränderbare Informationsträger).
Revisionssichere Archivierung: Analog & Digital
Gesetzliche Pflichten & Vorschriften
Grundsätzlich müssen Sie alles aufbewahren, was steuerlich relevant ist.
Das gilt sowohl für die analoge Archivierung (physische Dokumente, Unterlagen und Belege) als auch für die digitale Archivierung (E-Mails inkl. angehängten Dateien).
In diesem Kontext bestimmen mehrere Aspekte die Art und Dauer der Aufbewahrung.
Das heißt, dass ggf. mehrere Pflichten und Vorschriften eingehalten werden müssen, um eine adäquate, revisionssichere Archivierung zu gewährleisten.
Die Pflichten und Vorschriften, die infrage kommen, gelten jedoch nicht alternativ, sondern kumulativ.
Damit Sie die richtigen Pflichten und Vorschriften einhalten, sollten Sie stets folgende Aspekte berücksichtigen:
Rechtsform Ihrer Organisation
Tätigkeitsbereiche
Inhalte der Dokumente, Unterlagen, Belege und E-Mails
E-Mails sollten nicht im E-Mail-System selbst, sondern in einer speziellen Archivierungssoftware abgelegt und gespeichert werden.So können Sie die Unveränderbarkeit der relevanten Daten stets nachweisen.
Hat eine E-Mail keinen relevanten Inhalt, müssen Sie diese weder archivieren noch für den Datenzugriff vorhalten.
Es kommt jedoch immer wieder vor, dass E-Mails, die nicht relevant erscheinen, es dennoch sind.Deshalb sollten Sie im Zweifelsfall besser zu viele E-Mails aufbewahren als zu wenige.
Individuelle Pflichten & Vorschriften
Pflichten und Vorschriften können auch vertraglich vereinbart werden.
Die Vertragsfreiheit ermöglicht es nämlich, dass Archivierungspflichten in unterschiedlicher Art und Weise individuell vereinbart werden können.
Das ist besonders dann sinnvoll, wenn es für einen bestimmten Fall keine klaren und unmittelbaren gesetzlichen Pflichten und Vorschriften gibt.
Inhalte und Zeitraum der Archivierungspflicht können also vollkommen unabhängig von gesetzlichen Pflichten und Vorschriften sein.
Beispielsweise können zwei Unternehmen vereinbaren, dass der gesamte Chatverlauf aus Microsoft Teams für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren ist, etwa für die Laufzeit eines bestimmten Projektes.
Fokusthema: Microsoft Teams Archivierung
Revisionssichere Archivierungssoftware als Dreh- und Angelpunkt
Für eine revisionssichere Archivierung steht Ihnen als Organisation eine große Auswahl an Archivierungssoftware zur Verfügung.
Damit Sie die richtige Archivierungssoftware für Ihre Organisation finden und einsetzen können, müssen Sie Ihre individuellen Anforderungen vorab möglichst genau identifizieren.
Insbesondere dann, wenn Sie Dokumente, Unterlagen, Belege und E-Mails archivieren wollen, sollten Sie auf eine ordnungsgemäße Ablage und Archivierung achten.
Hierbei unterstützt Sie eine Archivierungssoftware – ganz nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung.
Revisionssichere Archivierungssoftware: Vorteile
Es gibt noch weitere wichtige Vorteile, wenn Sie sich für eine Archivierungssoftware entscheiden.
Personeller Aufwand
Ist eine Archivierungssoftware einmal Teil Ihrer täglichen Prozesse, benötigen Sie weniger Personal für eine ordnungsgemäße und revisionssichere Archivierung.
Suchen & Finden
Bei Rückfragen entfällt mithilfe einer Archivierungssoftware das lange Suchen und Finden von Dokumenten, Unterlagen, Belegen und E-Mails, da diese ganz komfortabel direkt am PC oder am Smartphone aufgerufen werden können.
Kosteneffizienz
Wenn Sie eine Archivierungssoftware einsetzen, können Sie ggf. die physische Archivierung minimieren, was Kosten für Papier, Drucker und Ablage einspart.
Digitale Kontrollmöglichkeiten
Eine Archivierungssoftware ermöglicht es Ihnen auch, Behörden Daten ganz einfach zur Verfügung zu stellen, beispielsweise dann, wenn digitale Kontrollmöglichkeiten möglich sind.
Kurzum: Mit einer Archivierungssoftware sind Sie garantiert auf eine Steuer- oder Betriebsprüfung vorbereitet.
Revisionssichere Archivierungs-Software mit inPoint
Mit der inPoint Suite haben wir ein umfangreiches Lösungsportfolio geschaffen, welches Sie bei all Ihren Archivierungsanforderungen unterstützt.
Unsere kontinuierliche Weiterentwicklung basiert auf den neuesten technologischen Entwicklungen und den sich ändernden Anforderungen Ihrer Branche. Unser engagiertes Team aus Experten arbeitet stets daran, die inPoint Archivierungslösungen zu verbessern und neue Funktionen zu implementieren, um Ihren Bedürfnissen optimal gerecht zu werden.
Durch die rechtskonforme und revisionssichere Langzeitarchivierung ermöglichen wir Ihnen, Altdaten und Dokumente sicher und kosteneffizient auszulagern. Dadurch schaffen Sie nicht nur mehr Platz auf Ihrem Produktivserver, sondern beschleunigen auch Ihre Backup-Prozesse erheblich. Sie können weiterhin bequem aus Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung auf archivierte Daten und Dokumente zugreifen, ohne dabei Kompromisse bei der Sicherheit oder der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften einzugehen.
Unser umfangreiches Produktportfolio umfasst IDW PS-880 geprüfte und zertifizierte Lösungen für verschiedene Archivierungsbereiche, darunter E-Mail Archivierung, Fileserver Archivierung, SAP Datenarchivierung, Microsoft Teams Archivierung und HCL Notes Archivierung. Unsere Produkte basieren auf über 30 Jahren Erfahrung im Bereich Archivierung und Dokumentenmanagement, um sicherzustellen, dass Sie hochwertige Lösungen erhalten, die Ihren spezifischen Anforderungen entsprechen.
Bei H&S haben wir das Ziel, Ihnen das Leben leichter zu machen, indem wir Ihnen leistungsstarke Archivierungslösungen bieten, die nicht nur Ihre Daten effektiv verwalten, sondern auch die Compliance-Anforderungen erfüllen. Sie können sich darauf verlassen, dass Ihre Daten sicher und gesetzeskonform verwaltet werden, während Sie von den Effizienzvorteilen unserer fortschrittlichen Archivierungslösungen profitieren.
inPoint Suite:
Fazit
Eine revisionssichere Archivierung ist zwingend notwendig, da sie es Ihnen ermöglicht, bei unangekündigten Steuerprüfungen oder beim Jahresabschluss wichtige Dokumente, Unterlagen, Belege und E-Mails ohne großen Aufwand offenzulegen.
Vereinfacht gesagt handelt es sich bei der revisionssicheren Archivierung um die digitale Verwahrung von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten, Unterlagen, Belegen und E-Mails nach gesetzlichen sowie steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften.
Sind Sie dazu nicht in der Lage, oder liegt ein Verstoß vor, müssen Sie mit empfindlichen Bußgeldern oder im schlimmsten Fall sogar mit Haftstrafen rechnen.
Die Aufbewahrungspflichten, die Sie als Organisation kennen und erfüllen müssen, sind umfangreich und komplex.
Hinzu kommt, dass sich die gesetzlichen Anforderungen in der DACH-Region zum Teil stark unterscheiden.
Hierbei unterstützt Sie vor allem eine Archivierungssoftware.
Mit der inPoint Suite haben wir ein umfangreiches Lösungsportfolio geschaffen, welches Sie bei all Ihren Archivierungsanforderungen unterstützt.
Wir haben Ihr Interesse an einer Archivierungssoftware geweckt?
Vereinbaren Sie gerne ein unverbindliches Beratungsgespräch mit uns!
Beitrag teilen
Stephan Gehling
Seit 2007 bei der H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH in Schwabach tätig und verantwortlich für den Geschäftsbereich Business Communication Solutions. Mit über 25 Jahren IT- und Projekterfahrung fungiere ich als Spezialist im Bereich Archivierungslösungen und Microsoft 365 Cloud Produkte.
Als Wirtschaftsinformatiker mit Master of Business Administration und Microsoft Certified IT Professional (MCITP) war ich unter anderem schon bei der Siemens AG für den Lösungsvertrieb im Umfeld IP Networking und Security verantwortlich. Im Rahmen meiner BITKOM Aktivitäten engagiere ich mich im Arbeitskreis Business Communication Solutions.
Große Freude bereitet es mir, neue Technologien und Wege mit Partnern und Kunden zu beschreiten und diese erfolgreich zu etablieren.
Beratungsgespräch
Machen Sie auch Ihr Unternehmen zur Hochleistungsorganisation.