Vorraussetzung für Belegvernichtung nach GoB / GoBD

Der Begriff Revisionssicherheit bezieht sich auf elektronische Archivsysteme, hinsichtlich Anforderungen des Gesetzgebers zur Aufbewahrungspflicht von Informationen und Belegen zu DV-gestützten Buchführungssystemen und im Handelsrecht. Revisionssicherheit bzw. ein revisionssicheres Archiv weist dabei folgende Merkmale auf:

  • Die Inhalte werden unverändert (originär) und fälschungssicher gespeichert

  • Die Inhalte sind durch eine Suche wieder auffindbar

  • alle Aktionen im Archiv werden aus Gründen der Nachvollziehbarkeit protokolliert

REVISIONSSICHERHEIT ALS WICHTIGSTE ANFORDERUNG

H&S Heilig und Schubert Software AG sichert die softwaretechnischen Voraussetzungen zur Umsetzung einer dokumentenechten und gemäß den gesetzlichen Vorschriften revisionssicheren Archivlösung unter Einbeziehung der Verfahrensdokumentation zu, wie sie in nationaler Gesetzgebung beschrieben sind.

Für die Bundesrepublik Deutschland

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, beschrieben im Handelsgesetzbuches (§239, §157 HGB) und der Abgabenordnung (§146, §147 AO), bzw. GoBD (ehemals GDPdU und die GoBS).

Für die Schweiz

Aufbewahrungspflicht gemäß Rechnungslegungsgrecht 957 – 958f OR, 961 OR, 962 OR, 963 OR und Geschäftsbücherverordnung (GeBüV, SR 221431), sowie Art. 9 GeBüV (Zulässige veränderbare und unveränderbare Informationsträger).

Für Österreich

Aufbewahrungspflicht lt. Bundesabgabenordnung § 132 (BAO), Umsatzsteuergesetz § 11 Abs. 2, § 18 Abs. 10 UStG 1994 und Unternehmensgesetzbuch § 190, § 212 (UGB).

Verfahrensdokumentation + IT-Infrastruktur + Prozesse

Da die dauerhafte Lesbarkeit der Daten nicht alleine von der Softwarelösung abhängt, sondern von den eingesetzten Datenträgern als Archivierungsmedium, arbeitet H&S Heilig und Schubert Software AG in diesem Bereich mit anerkannten Herstellern von Archivierungsmedien zusammen, die wiederum ein entsprechendes Zertifikat nachweisen können.

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