Seit Jahrzehnten werden Dokumente in Mappen und Ordnern abgelegt und in Aktenschränken aufbewahrt. 

Im Rahmen dessen geht Record Nations davon aus, dass Organisationen pro Jahr mehr als 120 Milliarden US-Dollar für den Druck von Formularen ausgeben, obwohl der Großteil davon nach drei Monaten veraltet ist.

Papierloses Büro 2021 Fakten Daten

Hierbei sind nicht mal die Kosten für Ablage, Versand und Lagerung berücksichtigt – ganz zu schweigen von den Kosten für das eigentliche Papier. 

Aus diesem Grund rüsten Organisationen ihre Arbeitsplätze zunehmend um.

Ihr Ziel: Papierlose Büros. 

In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, was papierlose Büros sind, warum sie notwendig sind und welche Vorteile sie bieten. 

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Papierloses Büro: Definition

Ein papierloses Büro ist ein Arbeitsplatz, der weitestgehend auf papierbasierte Prozesse verzichtet und stattdessen auf digitale Dokumente, inklusive ihrer Ablage und Archivierung, setzt. 

Die Vision eines papierlosen Büros beinhaltet jedoch auch das Bewusstsein, dass viele Büros und Abteilungen nicht vollständig auf papierbasierte Prozesse verzichten können. 

Das liegt einfach daran, dass beispielsweise Compliance-Aspekte oft physisch dokumentiert werden. 

Ungeachtet dessen ist es durchaus sinnvoll, wenn auch Sie auf ein papierloses Büro setzen. 

Papierloses Büro Meinungen

Papierloses Büro: Warum ist es sinnvoll?

Es gibt viele Gründe, warum ein papierloses Büro sinnvoll ist. 

Wir haben Ihnen hier 3 der wichtigsten Gründe aufgezählt.

Produktivität

Bis physische Dokumente es durch eine Organisation geschafft haben vergeht eine Menge Zeit. 

Das liegt meistens an ineffizienten und langwierigen papierbasierten Prozessen.

Diese verringern nämlich die betriebliche Effizienz und führen zudem möglicherweise zu Verzögerungen und Fehlern. 

Papierbasierte Prozesse führen in manchen Organisationen sogar zu Produktivitätsverlusten von bis zu 21,3 %, so IDC.

Sicherheit

Das US-Gesundheitsministerium geht davon aus, dass Papierunterlagen für 62 % der Datenschutzverletzungen in Organisationen verantwortlich sind. 

Zudem sind Papierunterlagen anfällig für Diebstahl und Schäden durch Naturkatastrophen. 

Darüber hinaus sind Drucker, die in vielen Organisationen nach wie vor üblich sind, standardmäßig unsicher und anfällig für Cyberangriffe. 

Highlight: Schutz gegen Ransomware und Verschlüsselungsviren.

Kosten

Vor der Corona-Pandemie ging Gartner davon aus, dass Organisationen allein 1-3 % ihres Umsatzes nur für das Drucken von Dokumenten ausgeben.

Und, es gibt indirekte Kosten. 

Beispielsweise die wertvolle Zeit, in der papierbasierte Prozesse Ihre Mitarbeiter davon abhalten, produktive und höherwertige Aufgaben zu erledigen. 

Wenn Ihre Mitarbeiter Zeit mit unproduktiven Aufgaben verbringen, könnte das Ihre Organisation teuer zu stehen kommen.

Papierloses Büro Mitarbeiter

Papierloses Büro: Umsetzung

Damit ein papierloses Büro erfolgreich umgesetzt werden kann, müssen bestimmte Prozesse eingehalten werden.

Akzeptanz, Commitment & Engagement

Bei etwas so Komplexem wie einem Enterprise-Projekt können viele verschiedene Faktoren über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. 

Aber einer der am meisten unterschätzten Faktoren für den Erfolg ist die Wahrnehmung. 

Wenn Stakeholder, die für das Enterprise-Projekt zuständig sind, den Wert und den Bedarf nicht sehen, könnte es entgleisen.

Deshalb ist es wichtig, die Akzeptanz aller relevanten Stakeholder für ein papierloses Büro zu generieren.

Schaffen Sie das, erhalten Sie im Laufe der Zeit auch das benötigte Commitment und Engagement. 

Somit steht Ihrem Projekterfolg fast nichts mehr im Wege. 

Erfassung

Papierdokumente, Faxe, physische Post und E-Mails. 

Informationen erreichen Ihre Organisation auf vielen Wegen. 

Jeder Eingangspunkt bietet Ihnen die Möglichkeit, Informationen intelligent zu erfassen, damit sie auffindbar sind und für zukünftige Vorgänge genutzt werden können. 

Damit das gelingt, sollten Sie auf Dokumentenmanagementsysteme zurückgreifen. 

Diese erlauben Ihnen nämlich, die Erfassung zu digitalisieren und den Prozess zu automatisieren. 

Das steigert die Effizienz und reduziert Ihren Aufwand. 

Zudem sollten Sie darauf achten, dass Ihre Dokumentenmanagement-Software und andere Systeme miteinander kommunizieren können. 

So können alle Informationen und Datensätze nämlich stets synchron abgebildet werden. 

Workflows

Nachdem Sie Ihre Informationserfassung definiert und standardisiert haben, können Sie sich mit Ihren Workflows befassen.

Im Rahmen dessen sollte Ihr Ziel sein, Ihre manuellen Workflows zunehmend zu digitalisieren. 

In einem Dokumentenmanagementsystem können Sie beispielsweise festlegen, wie Informationen weitergeleitet, geprüft und freigegeben werden.

Außerdem können Ihre Mitarbeiter über ein Dokumentenmanagementsystem Prozessaufgaben jederzeit einsehen und prüfen, was noch ausstehend ist. 

Sollten Ihre Mitarbeiter jedoch nicht aktiv im System arbeiten, können sie per E-Mail auf neue Prozessaufgaben aufmerksam gemacht werden.

Durch die Digitalisierung von Workflows anhand eines Dokumentenmanagementsystems werden Prozessengpässe immer unwahrscheinlicher.

Archivierung

Wenn Sie Ihre Informationserfassung und Workflows digitalisiert haben, können Sie sich um die Archivierung kümmern. 

Bei der Archivierung geht es darum, alle erfassten Informationen übersichtlich zu organisieren. 

Genau deshalb ist es so wichtig, dass bei der Informationserfassung und den Workflows auf Best Practices zurückgegriffen wird. 

Ist das der Fall, können Informationen nicht nur übersichtlich organisiert, sondern auch sehr schnell gefunden und gewinnbringend genutzt werden. 

Im Kontext der Archivierung ist auch Datensicherheit ein wichtiges Thema. 

Starke Sicherheits- und Backup-Maßnahmen gewährleisten nämlich die Wiederherstellung von Informationen im Falle eines Verlustes.

Zudem können so auch unerwünschte Zugriffe vermieden werden und wichtige Compliance-Vorschriften, wie die DSGVO, eingehalten werden. 

Optimierung

Damit das papierloses Büro Ihre Mitarbeiter auch in Zukunft bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt, müssen Sie relevante Prozesse ständig optimieren. 

Einfach ausgedrückt, handelt es sich bei der Prozessoptimierung um die Verbesserung von Geschäftsabläufen.

Die Prozessoptimierung zielt also darauf ab, Prozesse effizienter, effektiver und weniger kompliziert, zeitaufwendig und verschwenderisch zu gestalten.

Wenn Sie dies effektiv tun, steigern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit und die Produktivität Ihres Unternehmens kann stets aufrechterhalten werden.

Papierloses Büro Umsetzung

Papierloses Büro: Vorteile

Minimalismus

Stellen Sie sich vor, es gibt weniger Druckgeräte, Fotokopien und Regale. Weniger Ablagen und keine Aktenschränke. Ein papierloses Büro ist sauberer, heller und geräumiger.

Automatisierung

Dokumentenmanagementsysteme machen die richtigen Inhalte auf Knopfdruck zugänglich. In einem papierlosen Büro können Mitarbeiter so stets produktiv zusammenarbeiten. 

Transparenz

Die Verwendung digitaler Workflows führt zu einer größeren Transparenz. So können Geschäftsprozesse in Echtzeit überwacht und intelligentere Entscheidungen getroffen werden. 

Agilität

Ihre Konkurrenten werden immer schneller, und die Agilität, die Ihnen ein papierloses Büro bietet, ist entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Kundenbeziehungen

In einem papierlosen Büro sind Informationen nur wenige Sekunden entfernt – ganz ohne Warteschleifen. So sind Sie stets in der Lage, einen herausragenden Kundensupport anzubieten. 

Umwelt

In einem papierlosen Büro wird weniger gedruckt, abgelegt, gelagert und versendet. Das ermöglicht Ihnen, Ihren ökologischen Fußabdruck signifikant zu reduzieren. 

Papierloses Büro Vorteile

Fazit

Heutzutage können physische Dokumente durch digitale Informationen ersetzt werden. 

Aus diesem Grund rüsten Organisationen ihre Arbeitsplätze zunehmend um.

Ihr Ziel: Papierlose Büros. 

Ein papierloses Büro ist ein Arbeitsplatz, der weitestgehend auf papierbasierte Prozesse verzichtet und stattdessen auf digitale Dokumente, inklusive ihrer Ablage und Archivierung, setzt. 

Es gibt viele Gründe, die für ein papierloses Büro sprechen, wie beispielsweise eine gesteigerte Produktivität, eine verbesserte Sicherheit und reduzierte Kosten. 

Um das zu erreichen, müssen Organisationen ihre Prozesse jedoch zunehmend digitalisieren. 

Ist das erfolgreich, bietet ein papierloses Büro viele Vorteile – vom Minimalismus bis hin zu einem reduzierten ökologischen Fußabdruck. 

Wir haben Ihr Interesse an einem papierlosen Büro geweckt? 

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