Laut einer Studie von Fuze benötigen 83 % der Mitarbeiter kein Office, um produktiv zu arbeiten.

Das Stanford Institute for Economic Policy geht sogar davon aus, dass Mitarbeiter um bis zu 13 % produktiver sind, wenn sie über einen längeren Zeitraum von Zuhause aus arbeiten.

Um dieser Entwicklung Rechnung zu tragen, setzen immer mehr Organisationen auf flexible Arbeitszeiten und flexible Arbeitsplatzmodelle.

Flexible Arbeitszeiten und flexible Arbeitsplatzmodelle lassen sich am besten mit einem Digital Workplace umsetzen (hier entlang für mehr Infos zum Thema „Digital Workplace“).

Der Digital Workplace stellt Mitarbeitern alle relevanten Daten, Anwendungen und Dienste auf jedem Gerät, zu jeder Zeit und an jedem Ort über ein sicheres Netzwerk zur Verfügung.

Im Kontext eines Digital Workplace sind vor allem Kollaborationstools, wie beispielsweise Microsoft Teams, von enormer Bedeutung.

Digital-Workplace--Die-größten-Vorteile

Was den Informations- und Datenaustausch betrifft, agiert Microsoft Teams in den meisten Organisationen sogar als zentraler Dreh- und Angelpunkt.

Wichtig ist, dass die Daten und Dateien, die über Microsoft Teams bearbeiten werden, stets gesetzeskonform und sicher aufbewahrt und verwaltet werden.

In diesem Ratgeber zeigen wir Ihnen, wie Sie genau das mit inPoint Teams Online Archivierung (TOA) erreichen können.

Testen Sie inPoint Teams Online Archivierung (TOA) jetzt kostenfrei im Microsoft Azure Marketplace. 

Microsoft Teams: Definition

Für die meisten Organisationen stellt Microsoft Teams eine zentrale Kollaborationsplattform dar.

Mit dem Tool können Mitarbeiter Video-Calls nutzen oder mit Ihren Kollegen chatten.

Zudem funktioniert Microsoft Teams reibungslos mit anderen Office-Anwendungen, sodass Mitarbeiter Word-Dokumente, Excel-Tabellen, PowerPoint-Präsentationen und OneNote-Dateien auf der Plattform ansehen und (gemeinsam) bearbeiten können.

Die Daten und Dateien, die über Microsoft Teams erstellt, geteilt und bearbeiten werden, müssen zu jederzeit gesetzeskonform und sicher aufbewahrt und verwaltet werden.

Damit das gelingt, stellt Ihnen inPoint Teams Online Archivierung (TOA) einige Funktionen zur Verfügung.

Microsoft-Teams--Aufbewahrung-und-Verwaltung

Schauen wir uns diese genauer an.

Microsoft Teams: Chats & Kanäle archivieren

inPoint Teams Online Archivierung (TOA) stellt Ihnen „Subscriptions“ (dt. „Abonnements“) zur Verfügung, mit denen Sie definieren können, welche Chats und Kanäle aus Ihrer Microsoft-Teams-Umgebung gespeichert bzw. archiviert werden sollen.

Sie können vier verschiedene Arten von Abonnements einrichten:

  • Kanal: Archivierung eines ausgewählten Kanals
  • Chat: Archivierung eines ausgewählten Chats
  • Alle Kanäle: Archivierung aller aktuellen und zukünftigen Kanäle
  • Alle Chats: Archivierung aller aktuellen und zukünftigen Chats

Die Archivierung von neuen Nachrichten (inkl. Links, Daten und Dateien) in den Chats und Kanälen erfolgt in der Regel innerhalb weniger Sekunden.

Abonnement erstellen

„Subscriptions“ (dt. Abonnements) können im Administrator Portal unter Manage > Subscriptions eingesehen und definiert werden.

Microsoft Teams TOA subscription

Ein neues Abonnement kann durch das Klicken auf Add Subscription (dt. Abonnement hinzufügen) auf der Subscriptions-Ebene im Administrator Portal, links-oberhalb der Abonnement-Liste, erstellt werden.

Bei der Erstellung eines neuen Abonnements müssen folgende Einstellungen vorgenommen werden:

  • Status: Abonnements können aktiviert oder deaktiviert werden. Deaktivierte Abonnements archivieren, naturgemäß, keine neuen Nachrichten (inkl. Links, Daten und Dateien) mehr.
  • Beschreibung: Abonnements können beschriftet werden, welches Ihnen zu jederzeit eine gute Übersicht ermöglicht.
  • Typ: Wie bereits erwähnt, können Sie im nächsten Schritt auswählen, welche Microsoft-Teams-Quellen zur Archivierung überwacht werden sollen: alle Kanäle, alle Chats, einzelne Kanäle oder einzelne Chats.
  • Kanal: Wenn Sie einen „einzelnen Kanal“ ausgewählt haben, können Sie in einer Dropdown-Liste auswählen, welchen Kanal von welchem Team Sie als Archivierungsquelle nutzen wollen.
  • Chat: Wenn Sie einen „einzelnen Chat“ ausgewählt haben, können Sie einen spezifischen Chat als Archivierungsquelle nutzen. Dazu müssen Sie die ID des Chats eingeben.
  • Filter: Es ist möglich, Filter mit dem Abonnement zu verbinden. Diese Filter verwalten die Liste der Nachrichten (inkl. Links, Daten und Dateien), die archiviert werden sollen.
TOA Neue Subscription hinzufügen

Abonnement bearbeiten

Sie können die Konfiguration eines Abonnements bearbeiten, indem Sie auf der Subscriptions-Ebene im Administrator Portal auf das „ … “ auf der rechten Seite eines Abonnements klicken.

Klicken Sie auf Edit (dt. Bearbeiten), um Details Ihres Abonnements zu bearbeiten.

TOA Subscription verwalten

Abonnement löschen

Wenn Sie ein Abonnement löschen möchten, können Sie dies tun, indem Sie auf der Subscriptions-Ebene im Administrator Portal auf das „ … “ auf der rechten Seite eines Abonnements klicken.

Hier wählen Sie Details aus und klicken Delete (dt. Löschen).

Wenn Sie ein Abonnement löschen, werden die von inPoint Teams Online Archivierung (TOA) gespeicherten Daten nicht aus dem Archiv gelöscht.

TOA Subscription verwalten

Microsoft Teams: Archivierung vs. Backup

Archivierung und Backup.

Zwei Begriffe, die oft synonym verwendet werden, aber sehr unterschiedliche Bedeutungen haben.

Obwohl beide Technologien die primäre Datenspeicherung unterstützen, gibt es wesentliche Unterschiede.

Archivierung ist der Prozess der Aufbewahrung von Daten zur langfristigen Speicherung.

Auch wenn die Daten nicht in Gebrauch sind, können sie wieder verwendet und für zukünftige Zwecke gespeichert werden.

Als Backup hingegen versteht man die Anfertigung von Kopien von Daten oder Dateien für den Fall, dass die ursprünglichen Daten oder Dateien verloren gehen oder zerstört wurden.

Die Archivierung dient also in der Regel der langfristigen Speicherung und der Aufbewahrung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen, während ein Backup der kurzfristigen Speicherung und Wiederherstellung dient.

Um eine optimale Datensicherung zu gewährleisten, werden sowohl die Archivierung als auch ein Backup benötigt.

Vor allem, da Archivierungslösungen bessere Funktionen für die Archivierung von Daten – bspw. Metadatensuche und E-Discovery – bieten als Backup-Software.

Microsoft-Teams--Archivierung-vs.-Backup

Mit inPoint Teams Online Archivierung (TOA) sind Sie stets in der Lage, Nachrichten (inkl. Links, Daten und Dateien) aus Microsoft Teams gesetzeskonform zu archivieren.

Microsoft Teams: Chats & Kanäle exportieren

Wenn Sie Kanäle und Chats exportieren möchten, können Sie dies tun, indem Sie auf der Subscriptions-Ebene im Administrator Portal auf das „ … “ auf der rechten Seite eines Abonnements klicken.

Hier wählen Sie Details aus und klicken Export now (dt. Jetzt exportieren).

Im nächsten Schritt können Sie wählen, ob Sie neue Nachrichten (inkl. Links, Daten und Dateien) seit dem letzten Export exportieren möchten oder alle vorhandenen Nachrichten (inkl. Links, Daten und Dateien).

Teams Daten exportieren

Nun können Sie den Exportvorgang starten, wodurch der Veröffentlichungsprozess beginnt.

Dieser kann einige Zeit in Anspruch nehmen – je nachdem, welche Publisher-Einstellungen Sie spezifiziert haben, wie groß die Menge der zu exportierenden Nachrichten ist, und ob auch gemeinsame Dateien exportiert werden sollen.

Der Exportvorgang speichert den Inhalt eines Kanals oder eines Chats immer in einem strukturierten Format.

Publisher einrichten

Publisher können im Administrator Portal unter Manage > Publisher eingesehen und eingerichtet werden.

Microsoft Teams TOA publishers

Wenn Sie einen neuen Publisher hinzufügen möchten, klicken Sie auf Add Publisher (dt. Publisher hinzufügen) auf der Publisher-Ebene im Administrator Portal, links-oberhalb der Publisher-Liste.

Hier können Sie u.a. folgende Eigenschaften festlegen:

  • Assets: Wie soll mit Links, Daten und Dateien umgegangen werden, die in Chats und Kanälen geteilt wurden?
  • Chat-Protokolldatei: Wie hoch soll die Anzahl der Nachrichten, die in einer einzelnen exportierten Chat-Protokolldatei enthalten sind, sein?
  • Gelöschte Nachrichten: Sollen gelöschte Nachrichten in die zu exportierende Chat-Protokolldatei aufgenommen werden?
  • Periodischer Export: In welchen Zeiträumen – stündlich, täglich oder wöchentlich – sollen Nachrichten exportiert werden?
Publisher Eigenschaften

Im nächsten Schritt können Sie die Speicherorte festlegen, an die Ihre Microsoft Teams Nachrichten (inkl. Links, Daten und Dateien) exportiert werden sollen.

TOA Publisher wählen

inPoint Teams Online Archivierung (TOA) bietet Ihnen stand heute die folgenden Exportmöglichkeiten:

  • Azure File Share
  • OneDrive for Business
  • SharePoint Online

Publisher verwalten

Sie können die Konfiguration eines Publishers bearbeiten, indem Sie auf der Publisher-Ebene im Administrator Portal auf das „ … “ auf der rechten Seite eines Publishers klicken.

Im nächsten Schritt können Sie die Einstellungen eines bestehenden Publishers ändern und speichern – mit Ausnahme des Namens, der nicht geändert werden kann.

TOA Publisher verwalten

Publisher löschen

Wenn Sie einen Publisher löschen möchten, können Sie dies tun, indem Sie auf der Publisher-Ebene im Administrator Portal auf das „ … “ auf der rechten Seite eines Publishers klicken.

Hier wählen Sie Details aus und klicken Delete (dt. Löschen).

TOA Publisher löschen

Microsoft Teams: Datenschutz & DSGVO

Microsoft Teams speichert nicht nur Nachrichten (inkl. Links, Daten und Dateien), sondern auch zahlreiche Meta-Informationen und personenbezogene Daten.

Sie sollten auch beachten, wo genau Ihre Microsoft Teams Daten und Dateien gespeichert werden, bspw. in OneDrive for Business oder SharePoint.

Darüber hinaus spielt auch der geografischer Speicherort Ihrer Daten und Dateien eine wichtige Rolle.

Stand heute werden Microsoft Teams Nachrichten (inkl. Links, Daten und Dateien) von DACH-Organisationen in den EMEA Rechenzentren von Microsoft Azure aufbewahrt.

Bei Microsoft Azure handelt es sich um einen Public-Cloud-Service, genauso wie bei den zuvor erwähnten Exportmöglichkeiten Azure File Share, OneDrive for Business und SharePoint Online.

Wenn Sie Ihre Microsoft Teams Nachrichten (inkl. Links, Daten und Dateien) lieber On-Premises bzw. in Ihrer Private-Cloud Umgebung speichern wollen, ist das mit inPoint Teams Online Archivierung (TOA) problemlos möglich.

Quote-2 Martin Leitner

Microsoft Teams: Revisionssichere Langzeitarchivierung

Die revisionssichere Archivierung verfolgt das Ziel, abgelegte Daten und Dateien nachvollziehbar, auffindbar, unveränderbar und verfälschungssicher abzuspeichern.

Die Anforderungen an ein revisionssicheres Langzeitarchiv und der revisionssicheren Aktenführung sind in den Ordnungsvorschriften der GoBD bzw. GeBüV geregelt.

All das trifft natürlich auch auf Ihre Microsoft Teams Daten und Dateien zu.

Mit inPoint Teams Online Archivierung (TOA) können Sie Ihre Microsoft Teams Daten und Dateien in Ihr bestehendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) exportieren und über ein zentrales Dashboard verwalten.

Microsoft Teams: Dateien und Daten wiederherstellen

Immer mehr Organisationen verlangen nach einem Feature, um (gelöschte) Daten und Dateien in Microsoft Team wiederherzustellen.

Genau deshalb haben wir das “Daten und Dateien Wiederherstellen” Feature auch auf unserer Roadmap für inPoint Teams Online Archivierung (TOA).

Wenn Sie bereits heute einen Einblick in unsere Lösung erhalten wollen, setzen Sie sich gerne hier mit uns in Verbindung!

Fazit

Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel.

Deshalb setzen immer mehr Organisation auf flexible Arbeitszeiten und flexible Arbeitsplatzmodelle.

Besonders Microsoft Teams gilt in diesem Kontext als unverzichtbares Tool.

Die Daten und Dateien, die über Microsoft Teams erstellt, geteilt und bearbeiten werden, müssen stets gesetzeskonform und sicher aufbewahrt und verwaltet werden.

Mit inPoint Teams Online Archivierung (TOA) können Sie genau das erreichen.

Die Lösung erlaubt Ihnen nicht nur Chats und Kanäle aus Microsoft Teams zu speichern bzw. zu archivieren, sondern auch, Chats und Kanäle zu exportieren (Azure File Share, OneDrive for Business und SharePoint Online).

Wenn Sie Ihre Microsoft Teams Nachrichten (inkl. Links, Daten und Dateien) lieber On-Premises bzw. in Ihrer Private-Cloud Umgebung speichern wollen, ist das mit inPoint Teams Online Archivierung (TOA) problemlos möglich.

Mit unserer Lösung können Sie auch Ihre Microsoft Teams Daten und Dateien in Ihr bestehendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) exportieren und über ein zentrales Dashboard verwalten.

Zukünftig wird es zudem mit inPoint Teams Online Archivierung (TOA) möglich sein, (gelöschte) Daten und Dateien in Microsoft Teams wiederherzustellen.

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