Für die meisten Organisationen stellt Microsoft Teams eine zentrale Kollaborationsplattform dar.
Doch Unternehmen wissen oft nicht, wo ihre Microsoft Teams Chats, Kanäle und Dateien gespeichert sind, wie sie mit abgeschlossenen Projekten umgehen sollen oder haben Schwierigkeiten, diese Daten revisionssicher in der On Premise oder Cloud Lösung Ihrer Wahl zu speichern bzw. zu archivieren.
Die Archivierung von Microsoft Teams Daten zielt darauf ab, die Arbeitsumgebung klar und effizient zu halten und bei Bedarf, Compliance Anforderungen zu erfüllen. Damit das gelingt, stellt Ihnen unsere Teams Online Archivierung (inPoint.TOA) innovative Funktionen zur Verfügung.
Microsoft Teams Archivierung erklärt
In diesem Video zeigen wir Ihnen, dass Sie Ihre MS Teams Chats und Kanäle mit ein paar einfachen Funktionen exportieren und archivieren können.
Unsere Lösung: Microsoft Teams Archivierung
Automatischer Export Ihrer Teams und Kanäle
Viele Unternehmen nutzen Microsoft Teams für interne oder externe Projekte, einfache Chatgespräche oder Abteilungen richten Teams und Kanäle für ihre Mitarbeiter ein. inPoint.TOA stellt ein sicheres Archiv für alle Unterhaltungen und gemeinsam genutzten Dokumente dar. Wenn einige Dokumente versehentlich oder absichtlich gelöscht werden, können sie jederzeit im Archiv wiedergefunden werden, da inPoint.TOA Daten fortlaufend und in Echtzeit sichert.
Journalisierung Ihrer Teams Chats
Wir bilden das Journal zur Microsoft 365 – ein rechtssicherer Nachweis Ihrer Microsoft Teams Inhalte. In diesem Fall fungiert inPoint.TOA als Sammler und Zwischenspeicher von Teams-Daten. Das Journal archiviert die Kollaborationsinhalte sofort und speichert auch den Inhalt von zuvor gelöschten Nachrichten. Dies ist besonders relevant für Compliance Gründe und interne Untersuchungen.
Revisionssichere Langzeitarchivierung
Die von Teams gesammelten Daten werden in regelmäßigen Abständen in ein ausgewähltes Zielarchiv exportiert. Dabei kann es sich um einen der bereits bestehenden online Publisher handeln, welche für den einfachen Export gedacht sind, oder auch ein von Ihnen definiertes Langzeitarchiv wie z.B. ein Dokumentenmanagent System.
Microsoft Teams Archivierung: Funktionsweise
Produkt Highlights unserer MS Teams Archivierung
Cloud-native Anwendung
Eine Serverlose Azure Lösung, die in Azure geboren und entwickelt wurde, basierend auf hochmodernen Microsoft Technologien, welche sich daher nahtlos in Microsoft Teams integrieren lässt.
Einfaches Kostenmanagement
Flexible Ressourcenzuweisung und Kostenmanagement mit einfachem Pay-as-you-go Preismodell sowie ein zentrales Adminportal zur Verwaltung aller Teams Archive bietet.
Flexible Exportziele
Export von Teams Daten in ein CRM/ECM/DMS System nach Wahl, sowie die Ablage und Archivierung in digitale Akten, zur revisionssicheren Langzeitarchivierung.
Funktionen der Microsoft Teams Archivierung im Überblick
Basisfunktionen
Erfassen
Alle Ihre Microsoft Teams Inhalte (Einzelchats, Gruppenchats und Kanäle sowie Dateien und Inhalte) werden entsprechend erfasst und gespeichert. Filterfunktionen ermöglichen eine effiziente Organisation dieser Daten.
Exportieren
Sie bestimmen, wann und wohin exportiert werden soll – Lokaler Dateispeicher, SharePoint Online, Azure File Share, inPoint, Open Data Protocol, Custom REST API, Datenbank. Vom einmaligen Export bis zur kontinuierlichen Datensynchronisation.
Archivieren
Sie haben die volle Kontrolle darüber, wohin Ihre Microsoft Teams Daten archiviert werden sollen. Eine regelmäßige Übertragung und Speicherung von Daten in Ihr ECM/DMS-System ermöglicht eine Compliance gerechte
Zentraler Admin Bereich
Archivierungswürdige Datenbereiche, von der individuellen Bereichsauswahl bis zur globalen Archivierung, werden zentral verwaltet und mit fein abgestimmten Zugangskontrollen versehen.
Historie geänderter Inhalte
Ein signifikanter Vorteil von inPoint.TOA ist die Fähigkeit, die Historie von geänderten Teams Inhalten zu exportieren und somit eine lückenlose Dokumentation aller Versionen eines Dokuments.
Vereinfachte Datenteilung
Die Teilung von Informationen ist für die interne und externe Zusammenarbeit unerlässlich. inPoint.TOA erlaubt es Unternehmen, Daten problemlos zu teilen, was die Zusammenarbeit erheblich verbessert.
Erweiterte Funktionen mit inPoint DMS
E-discovery Funktionen
eDiscovery-Funktionen ermöglichen Ihnen die Suche, Erstellung und Verwaltung von Daten in einer benutzerfreundlichen Weboberfläche in Ihrem Unternehmen.
Compliance Archiv
Pflegen Sie Informationen und speichern Sie Benutzerdaten für zukünftige Suchen im Compliance-Archiv.
Aufbewahrungsrichtlinien einhalten
Mit Aufbewahrungsrichtlinien können Unternehmen regulieren, wie lange bestimmte Microsoft Teams-Daten aufbewahrt werden müssen.
Use Cases
Journalarchivierung der gesamten Teams Kommunikation
- Erfassen und Archivieren der gesamten internen und externen Kommunikation & Dateien
- Einhaltung der Archivierungspflicht mit inPoint oder anderen DMS Systemen
Sinn und Ordnung in MS Teams bringen
- Exportieren und Archivieren abgeschlossener Projekte und Aufgaben
- MS Teams von veralteten Daten befreien und mehr Speicherplatz sowie schnellere Backup Prozesse schaffen
MS Teams-Kommunikation sinnvoll mit Kundendaten verknüpfen
- Erfassen und verbinden kundenbezogener Kommunikation mit dem eigenen CRM/ECM/DMS
- Nutzen von eDiscovery-Funktionen zur Suche und Verwaltung von MS Teams Daten
Einblick in die Lösung inPoint.TOA
Archivierung vs. Backup
Die Archivierung dient in der Regel der langfristigen Speicherung und der Aufbewahrung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen, während ein Backup der kurzfristigen Speicherung und Wiederherstellung dient.
Um eine optimale Datensicherung zu gewährleisten, werden sowohl die Archivierung als auch ein Backup benötigt. Vor allem, da Archivierungslösungen bessere Funktionen für die Archivierung von Daten – bspw. Metadatensuche und E-Discovery – bieten als Backup-Software.
Eins haben Backup und Archivierung trotzdem gemeinsam: Sie unterstützen die primäre Datenspeicherung.
Mit inPoint Teams Online Archivierung (TOA) erhalten Sie eine Archivierungslösung, die Sie mit allen gängigen Backup-Lösungen kombinieren können.
Ihr Ansprechpartner
Stephan Gehling
Leiter BCS Archivierung | M365 Experte
Willkommen bei H&S, mein Name ist Stephan Gehling.
Gerne stehe ich Ihnen mit meinem Know-How als Spezialist zu unserer Archivierungslösung inPoint TOA zur Seite. Sollten Sie Fragen haben oder einfach nur einen Informationsaustausch wünschen, zögern Sie bitte nicht und kontaktieren mich jederzeit.
Ich freue mich schon von Ihnen zu hören!
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