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Stephan Gehling
- Archivierung
Die Microsoft Office Suite ist in nahezu jeder Organisation im Einsatz.
Da Mitarbeiter jedoch zunehmend ortsunabhängig arbeiten, musste auch die Office-Suite angepasst werden.
Das Ziel: Eine Plattform, die die Zusammenarbeit fördert – über Ländergrenzen hinweg.
Konsequenterweise führte Microsoft bereits im Jahr 2017 eine neue Produkt-Suite ein: Microsoft 365.
Als IT-Verantwortlicher ist es natürlich in Ihrem Interesse, Microsoft 365 holistisch zu verstehen.
Aus diesem Grund haben wir diesen Ratgeber erstellt, der die wichtigsten Details zu Microsoft 365 für Sie beleuchtet.
Inhaltsangabe
Microsoft 365: Definition
Im Jahr 2017 wurde Microsoft 365 als neue Produkt-Suite eingeführt.
Die Produktsuite umfasst traditionelle Office 365 Funktionen, aber auch die Enterprise Mobility Suite und Windows 10.
Microsoft 365 ist in drei Kategorien erhältlich: Business, Enterprise und Education.
Der Vorteil von Microsoft 365 ist, dass Microsoft Teams mit ausgeliefert wird.
Microsoft Teams kann als zentrale Kollaborationslösung eingesetzt werden, ganz egal wo sich Ihre Mitarbeiter aufhalten.
Flexible Arbeitsplatz- und Zeitmodelle lassen sich so im Handumdrehen umsetzen. Dadurch steigt nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit, sondern auch die Produktivität in Ihrer Organisation.
Microsoft 365 vs. Office 365
Microsoft 365 ist eine Weiterentwicklung von Office 365.
Dennoch gibt es einige Unterschiede, die beachtet werden sollten.
Umfang
Generell gilt, dass Microsoft 365 Subscriptions teurer sind als Office 365 Lizenzen.
Das liegt daran, dass Microsoft 365 eine reine Cloud-Lösung ist, die zusätzlich zu Office 365 weitere Funktionen mitbringt.
Preis
Office 365 besteht aus einer Reihe von Cloud-basierten Anwendungen wie Exchange, Office Apps, SharePoint und OneDrive.
Microsoft 365 hingegen besteht aus Office 365, sowie der Enterprise Mobility Suite und Windows 10.
Bezugsmodell
Bei Office 365 können Sie verschiedene Lizenzen wählen, je nachdem welche zu Ihren spezifischen Anforderungen passen.
Zu beachten ist jedoch, dass diese Lizenzen ggf. nicht mehr erwerblich sind.
Das hängt ganz davon ab, ob Ihr IT-Dienstleister Office 365 Lizenzen noch anbietet oder nur noch Microsoft 365 Subscriptions.
Microsoft 365 Subscriptions sind nur in drei Ausführungen erhältlich: Business, Enterprise und Education.
- Microsoft 365 Business ist für KMUs mit bis zu 300 Nutzern konzipiert.
- Microsoft 365 Enterprise ist für größere Organisationen gedacht, die mehr Sicherheits- und Geräteverwaltungsfunktionen benötigen.
- Microsoft 365 Education ist ein Basispaket für Schüler und Lehrer, das darauf abzielt, das Lernen im Klassenzimmer zu verbessern.
Teams & Office 365 vs. Teams & Office 2021
Teams und Office 365 werden mit Microsoft 365 standesgemäß ausgeliefert.
Das ist für alle Organisationen gut, die gerne auf Cloud Services zurückgreifen.
Für Organisationen, die auf On-Premise-Lösung setzen, hat Microsoft „Office 2021“ eingeführt.
Office 2021 Standard und Office 2021 Professional Plus sind die Editionen, die mit OneNote und Teams ausgeliefert werden.
Die Office 2021 Preise werden teilweise gegenüber Office 2019 um ca. 10 % angehoben.
Hinzu kommt, dass der Mainstream Support von sieben auf fünf Jahre verkürzt wird.
Da Office 2021 mit einem höheren Preis und einer verkürzten Support-Dauer bereitgestellt wird, entscheiden sich immer mehr Organisationen für Microsoft 365 – hinzukommen jedoch auch weitere Benefits (siehe: Microsoft 365: Vorteile).
Microsoft 365: Vorteile
Ortsunabhängiges Arbeiten
Das ortsunabhängige Arbeiten ist beliebter denn je.
Die Verwaltung von digitalen Arbeitsplätzen kann jedoch eine Herausforderung sein.
Microsoft 365 macht es Mitarbeitern dagegen leicht, auf arbeitsbezogene Daten zuzugreifen, egal ob sie sich auf einer Geschäftsreise, im Urlaub oder im Büro befinden.
Darüber hinaus bietet Microsoft 365 auch die Möglichkeit, externe Mitarbeiter und Lieferanten einzubinden.
Das hat den Vorteil, dass auch diese Stakeholder so jederzeit auf dem Laufenden gehalten werden können.
Kollaboration
Wenn Sie viele Niederlassungen haben, kann die Zusammenarbeit leiden, wenn nicht alle Mitarbeiter vom selben Standort aus arbeiten.
Ohne die ständige Interaktion von Angesicht zu Angesicht benötigen Ihre Mitarbeiter also moderne Tools für die Zusammenarbeit.
Bei Microsoft 365 handelt es sich um einen Cloud-basierten Dienst, der speziell auf die Bedürfnisse von Mitarbeitern an entfernten Standorten zugeschnitten ist.
Eine zentrale Rolle spielt hier Microsoft Teams, Microsofts All-in-One Kommunikationsplattform.
Verlässlichkeit
Durch die Performance von Microsoft Azure und den fortlaufenden Updates ist Microsoft 365 äußerst zuverlässig.
Zudem werden Ihre Daten vertraulich behandelt und weder eingesehen noch zu irgendeinem Zweck gescannt.
Darüber hinaus hilft Ihnen der Microsoft-Compliance-Plan dabei, Ihre Daten zu klassifizieren und zu verstehen.
Des Weiteren können Sie mit Microsoft 365 den Lebenszyklus Ihrer Daten (Import, Kategorisierung und Überprüfung) jederzeit problemlos verwalten.
IT-Management
Microsoft 365 verfügt über eine Verwaltungskonsole für die Einrichtung und Verwaltung von Benutzern und Geräten.
Zudem bietet Microsoft 365 auch eine optimierte Konfiguration von Computern, Laptops und mobilen Geräten mit Windows Autopilot.
Hinzu kommt, dass Sie mit Microsoft 365 auch immer einen Zugriff auf die neuesten Versionen der Office-Apps haben, sobald diese verfügbar sind.
Microsoft 365 vereinfacht somit den Bereitstellungs- und Installationsprozess für Sie, unabhängig davon, ob Sie neue Mitarbeiter in Ihr Team aufnehmen oder nur Endgeräte aktualisieren wollen.
Skalierbarkeit
Im Vergleich zum traditionellen IT-Modell müssen Sie keine zusätzlichen Server oder Software kaufen, wenn Sie Microsoft 365 nach oben oder unten skalieren wollen.
Das liegt daran, dass Cloud-Lösungen wie Microsoft 365 in dynamisch skalierbaren Cloud-Umgebungen angesiedelt sind.
Wenn also Ihr Mitarbeiterpool schnell wächst oder schrumpft, können Sie die erforderlichen Subscriptions mit einem Mausklick anpassen.
Das gibt Ihrer Organisation die Flexibilität, die sie braucht, um im heutigen wettbewerbsintensiven Umfeld zu bestehen.
Sicherheit
Microsoft hat sich zu Data-Trust-Richtlinien verpflichtet, die die Sicherheit Ihrer Daten gewährleisten sollen.
Beispielsweise werden Ihre Daten beim Hochladen auf Microsoft Azure automatisch verschlüsselt.
Zudem können sie Berechtigungen festlegen und steuern, und so den Zugriff auf Ihre Daten verwalten.
Hinzu kommt, dass die aktuellen Anti-Malware- und Anti-Spam-Sicherheitsmaßnahmen Ihre Organisation vor Cyberangriffen schützen.
Und letztlich verfügt Microsoft 365 auch über ein Sicherheitszentrum, in dem Sie Ihren Sicherheitsstatus einsehen können und über verdächtige Aktivitäten benachrichtigt werden.
Microsoft 365: Nachteile
Datenhoheit
Bei Microsoft 365 handelt es sich um einen Dienst, der aus der Public Cloud bezogen wird.
Bei einer Public Cloud befindet sich die IT-Infrastruktur im Besitz von Drittanbietern – in diesem Fall Microsoft Azure – und wird auch von diesen betrieben und gepflegt.
Somit müssen Sie keine eigene IT-Infrastruktur unterhalten und können Computing-Ressourcen nach Bedarf auf monatlicher Basis beziehen.
Klar ist, dass dies viele Vorteile mit sich bringt.
Wenn Sie mit den Lösungen der Microsoft 365 Suite jedoch auch sensible Daten bearbeiten wollen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass diese Daten auch bei Drittanbietern gespeichert bzw. zwischengespeichert werden.
Im Gegensatz zu On-Premises oder Private Cloud Lösungen haben Sie bei Public Cloud Lösungen wie Microsoft 365 also nicht mehr die alleinige Datenhoheit.
Wollen Sie Microsoft 365 dennoch einsetzen, sollten Sie sich vorher Gedanken über Ihre Datenstrategie machen.
So können Sie sicherstellen, dass keine sensiblen Daten mit der Microsoft 365 Suite bearbeitet werden und Ihre Mitarbeiter stets produktiv arbeiten können.
Hinweis zur Schweiz: Kunden aus der Schweiz können Microsoft 365 Dienste direkt aus der Schweizer Microsoft Azure Cloud beziehen.
Rechtliche Fragen
Wie bereits erwähnt, ist es wichtig zu verstehen, wo genau die Dienste und Daten in Microsoft 365 gehostet und aufbewahrt werden.
Nur so können Sie sicherstellen …
… dass Sie der Aufbewahrungspflicht Ihrer Daten – beispielsweise mithilfe eines Langzeitarchivs – nachkommen.
… dass alle DSGVO-Richtlinien eingehalten werden (u.a. Anonymisierung der Daten, Pseudo-Anonymisierung, Löschpflicht, Auskunftspflicht).
Wenn das der Fall ist, sind Sie stets in der Lage, Ihre Nachweispflicht wahrzunehmen.
Microsoft stellt für Microsoft 365 sicher, dass alle DSGVO-Richtlinien eingehalten werden.
Nur beim Langzeitarchiv bietet Microsoft keine adäquate Lösung, die es Ihnen auch erlaubt, auszuwählen, wo kritische Daten gespeichert werden sollen.
Revisionssicherheit
Die revisionssichere Archivierung verfolgt das Ziel, abgelegte Daten nachvollziehbar, auffindbar, unveränderbar und verfälschungssicher abzuspeichern.
Die Anforderungen an ein revisionssicheres Langzeitarchiv und revisionssichere Aktenführung sind in der GoBD bzw. GeBüV festgelegt.
All das trifft natürlich auch auf Ihre Daten zu, wenn Sie Microsoft 365 im Einsatz haben.
Es gibt zwar viele, fragmentierte Archivierungslösungen innerhalb der Microsoft-Welt, doch für die revisionssichere Archivierung in der Microsoft 365 Suite bietet Microsoft keine einheitliche und schlüsselfertige Lösung an.
Das ist kein Problem …
… wenn Sie eine Rechtsabteilung haben, die sich mit IT-Recht in der EU und der Schweiz auskennt.
… wenn Sie eine IT-Abteilung haben, die sich mit den viele, fragmentierten Archivierungslösungen innerhalb der Microsoft-Welt auskennt.
Ist das nicht der Fall, stellt Sie die revisionssichere Archivierung ggf. vor enorme Herausforderungen, wenn Sie Microsoft 365 einsetzen wollen.
inPoint: Microsoft 365 Archivierung leicht gemacht
Mit inPoint können Sie Daten aus Microsoft 365 entweder in einer Public Cloud oder einer Private Cloud speichern.
Egal für welchen Speicherort Sie sich entscheiden: inPoint fungiert als revisionssicheres Langzeitarchiv – ganz nach Europäischen und Schweizer Vorgaben.
Zudem erhalten Sie über ein zentrales Dashboard einen Gesamtüberblick über all Ihre Daten.
Zuallerletzt können Sie mit inPoint nicht nur Daten aus Microsoft 365 speichern, archivieren und einsehen – all das funktioniert nämlich auch mit Daten aus anderen führenden Anwendungen.
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Stephan Gehling
Seit 2007 bei der H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH in Schwabach tätig und verantwortlich für den Geschäftsbereich Business Communication Solutions. Mit über 25 Jahren IT- und Projekterfahrung fungiere ich als Spezialist im Bereich Archivierungslösungen und Microsoft 365 Cloud Produkte.
Als Wirtschaftsinformatiker mit Master of Business Administration und Microsoft Certified IT Professional (MCITP) war ich unter anderem schon bei der Siemens AG für den Lösungsvertrieb im Umfeld IP Networking und Security verantwortlich. Im Rahmen meiner BITKOM Aktivitäten engagiere ich mich im Arbeitskreis Business Communication Solutions.
Große Freude bereitet es mir, neue Technologien und Wege mit Partnern und Kunden zu beschreiten und diese erfolgreich zu etablieren.
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