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Martin Leitner
- Dokumentenmanagement
Damit Dateien und Dokumente leicht zugänglich sind, müssen Organisationen Daten kontinuierlich erfassen, speichern, klassifizieren, strukturieren und aktualisieren.
Nur so ist ein produktives Arbeiten möglich.
Die Herausforderung ist jedoch, dass Daten meistens nur unstrukturiert vorliegen.
Zu den unstrukturierten Daten gehören Finanzberichte, E-Mails, Social-Media-Posts, Fotos, Videos und vieles mehr (hier entlang für mehr Informationen zu dem Thema „Big Data“).
Um den Informations- und Datenfluss in den Griff zu bekommen und um Prozesse zu optimieren, setzen Organisationen deshalb zunehmend auf Enterprise Content Management (ECM).
Aus diesem Grund wächst der ECM-Markt weiter stark – im Jahr 2020 belief er sich auf mehr als US$ 45 Milliarden und wird im Prognosezeitraum 2021-2027 voraussichtlich mit einer CAGR von mehr als 19 % wachsen.
In diesem Ratgeber gehen wir darauf ein, was Enterprise Content Management ist, wie Sie es gewinnbringend einsetzen und welche Vorteile Sie erwarten können.
Falls Sie erst später tiefer in das Thema eintauchen wollen, laden Sie gerne unseren kurzen Ratgeber herunter!
Inhaltsangabe
Enterprise Content Management: Definition
Die enorme Informations- und Datenmenge, die aufgrund der Digitalisierung jeden Tag entsteht, stellt Organisationen vor enorme Herausforderungen.
Um unstrukturierten Daten – Finanzberichte, E-Mails, Social-Media-Posts, Fotos, Videos u. v. m. – zu verwalten, setzen Organisationen deshalb zunehmend auf Enterprise Content Management (ECM) Systeme.
Mithilfe von ECM Systemen können Mitarbeiter projektbezogene Inhalte und Daten besser nachverfolgen, bearbeiten und speichern.
Bei der Implementierung eines ECM Systems ist das oberste Ziel deshalb meistens, Mitarbeitern eine praktikable und benutzerfreundliche Software zur Verfügung zu stellen, damit sie ihre Arbeit effektiv und effizient erledigen können
Enterprise Content Management: Umsetzung
Damit ein Enterprise Content Management (ECM) System erfolgreich implementiert werden kann, müssen Sie ein paar Aspekte beachten.
Identifizieren
Bevor Sie ein ECM Projekt aufsetzen, sollten Sie eine Idee davon haben, welches Kernproblem Sie lösen wollen.
ECM Lösungen sind nämlich in der Lage, Prozesse auf vielen verschiedenen Ebenen zu optimieren.
Erstellen Sie daher am besten eine Auflistung Ihrer Anforderungen und Wünsche, oder ein Lastenheft.
So können Sie ECM Anbieter stets standardisiert miteinander vergleichen.
Die technischen Anforderungen, die Sie im Lastenheft aufführen, sollten auch Schnittstellen und externe Anwendungen berücksichtigen.
ECM Systeme sind nämlich keine geschlossenen Lösungen, sondern kommunizieren über Schnittstellen und sind hoch integrativ.
Einbeziehen
Neue Technologien ermöglichen oft viele neue Möglichkeiten.
Gleichzeitig bringen sie aber auch viele Veränderungen mit sich.
Aus diesem Grund scheitern sie oft an einer unzureichenden Anwenderakzeptanz.
Genau deshalb sollten Sie frühzeitig alle Stakeholder – u.a. Geschäftsführer, Finanzabteilung, Controlling und zukünftige Anwender – in Ihr ECM Projekt mit einbeziehen.
Dadurch stellen Sie sicher, dass das neu eingeführte ECM System auch vollständig akzeptiert wird.
Planen
Als Nächstes ist es wichtig, dass Sie einen zeitlichen Fahrplan erstellen, den Sie konsequent verfolgen.
Er sollte vor allem Aufwände und den Projektablauf beinhalten, damit Stolpersteine frühzeitig identifiziert und beseitigt werden können.
So lässt sich gut abschätzen, wieviel Zeit und finanzielle Mittel Sie investieren müssen.
Bekommen Sie hierfür kein Commitment, sind weitere Schritte ggf. sinnlos.
Enterprise Content Management: Vorteile
Erfassen
Mithilfe eines Enterprise Content Management (ECM) Systems können analoge Dokumente gescannt und als digitale Dokumente abgelegt werden.
Es können sogar ganze Archive digital erfasst und digital abgelegt werden.
Aber nicht nur analoge Dokumente, sondern auch digitale Dokumente, wie beispielsweise elektronische Rechnungen per E-Mail, können erfasst und abgelegt werden.
Speichern
Wird ein Dokument von einem ECM System erfasst, wird es über einen Client automatisch abgelegt.
Mithilfe von vordefinierten Regeln kann zudem bereits bei der Dokumentenerfassung festgelegt werden, ob eine Versionierung gewünscht ist oder wie das Dokument archiviert werden soll.
Dadurch können Speicher-Silos aufgelöst werden, was die Dokumentensuche (Volltextsuche) enorm vereinfacht und beschleunigt.
Archivieren
Durch ein ECM System kann ein digitales Archiv fast automatisch erstellt und verwaltet werden, wodurch große Räume mit Aktenschränken nicht mehr notwendig sind.
Beim Speichern liegt der Fokus jedoch nicht auf der Langzeitarchivierung, sondern auf einer kurz- bis mittelfristigen Aufbewahrung von Dateien und Dokumenten.
Deshalb können beim Erfassen von Dateien und Dokumenten mit einem ECM System auch die Aufbewahrungs- und Löschfristen ganz nach Ihren Vorgaben festgelegt werden.
Verwalten
Mit einem ECM System ist es auch möglich, ein granulares Rollen- und Rechtemanagement umzusetzen.
Ihren Mitarbeitern können Dateien und Dokumenten somit durch ein Berechtigungskonzept zugänglich gemacht werden.
Zudem erfasst ein ECM System den kompletten Lebenszyklus einer Datei oder eines Dokuments und verhindert auch ein unbeabsichtigtes doppeltes Bearbeiten.
Mit ECM Systemen ist es letztendlich möglich, Ihr Datenmanagement organisationsweit zu modernisieren.
Exportieren
In unserer vernetzten Welt müssen Dateien und Dokumente auch zunehmend außerhalb der organisationseigenen IT-Infrastruktur bereitgestellt werden.
Mit einem ECM System ist genau das möglich.
Dateien und Dokument werden nämlich stets mit einem Passwort gesicherten Weblink, oder per CSV oder XML-Datei via externen Schnittstellen, geteilt.
Digitale Workflows
ECM Systeme sind auch mit einem Workflow Management ausgestattet und über externe Schnittstellen mit weiteren Lösungen verbunden.
Das erlaubt Ihnen, Ihre Prozesse zunehmend zu digitalisieren.
Ihre Mitarbeiter können so stets effektiv und effizient arbeiten, was Ihrer organisationsweiten Produktivität zugutekommt.
Fazit
Die enorme Informations- und Datenmenge, die aufgrund der Digitalisierung jeden Tag entsteht, stellt Organisationen vor enorme Herausforderungen.
Um unstrukturierten Daten – Finanzberichte, E-Mails, Social-Media-Posts, Fotos, Videos u. v. m. – zu verwalten, setzen Organisationen deshalb zunehmend auf Enterprise Content Management (ECM) Systeme.
Damit ein ECM System erfolgreich implementiert werden kann, müssen Sie jedoch ein paar Aspekte berücksichtigen.
Darunter fällt die Identifizierung des Kernproblems, die Einbeziehung aller Stakeholder und das Erstellen eines klar strukturierten Fahrplans.
Ist ein ECM System erfolgreich implementiert, können Sie viele Vorteile genießen.
Die wichtigsten Vorteile sind jedoch die Modernisierung Ihres Datenmanagements und ein effektiveres und effizienteres Arbeiten Ihrer Mitarbeiter.
Wir haben Ihr Interesse an einem Enterprise Content Management (ECM) System geweckt?
Vereinbaren Sie gerne ein unverbindliches Beratungsgespräch mit uns!
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DI (FH) MARTIN LEITNER, MSc.
Seit 1996 arbeite ich für die H&S Heilig und Schubert Software AG in Wien und habe 2015 als Vorstand die Verantwortung für das gesamte Unternehmen übernommen. Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in der IT-Branche und Projektleitung habe ich ein umfangreiches Fachwissen aufgebaut.
Als Techniker konzentriere ich mich darauf, die Entwicklungen bei H&S maßgeblich zu beeinflussen. Dabei arbeite ich eng mit unseren Kunden zusammen und bringe mein technisches Fachwissen sowohl in den Vertrieb als auch in das Produktmanagement ein.
In meiner Tätigkeit als Geschäftsleiter der H&S begeistert mich der branchenübergreifende Austausch mit unseren Kunden und die Einblicke in die Prozessabläufe in den verschiedensten Unternehmen.
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