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Martin Leitner
- Dokumentenmanagement
Schauen wir uns für den Anfang ein paar Statistiken an:
Jeden Tag generieren wir ca. 2,5 Quintillionen Bytes an Daten. Ein erheblicher Teil dieser Daten wird innerhalb von Organisationen erzeugt. Word, Excel, PowerPoint, JPG, PDF, HTML … wir können uns alle vorstellen, woher sie stammen.
Dennoch, die Daten und Informationen in diesen Dokumenten ermöglichen es, Organisationen effektiv zu arbeiten.
Die Menge an Dokumenten macht sie jedoch nicht unbedingt produktiver.
Schätzungen gehen davon aus, dass Mitarbeiter 80 % der abgelegten physischen Dokumente nie wieder zurate ziehen.
Das ist erstaunlich, denn Zahlen von EY zeigen, dass es rund 25.000 US-Dollar kostet, einen Aktenschrank mit vier Schubladen zu füllen, und mehr als 2.100 US-Dollar pro Jahr, um ihn zu verwalten.
Außerdem brauchen Mitarbeiter im Durchschnitt 18 Minuten, um ein Dokument zu finden, und verbringen bis zu 50 % ihrer Zeit damit, nach Informationen zu suchen.
Dabei kommt es öfters zu Problemen bei der Versionierung, die bei 83 % der Mitarbeiter zu Zeitverlusten führen.
Laut Accenture gehen deshalb fast jeden Tag wichtige Informationen verloren – ein erheblicher Nachteil für jede Organisation.
Um diese Situation in den Griff zu bekommen, führen Organisationen zunehmend Dokumentenmanagement-Systeme ein.
Dieser Beitrag geht darauf ein, was ein Dokumentenmanagementsystem ist, welche Vorteile und Funktionen ein DMS bietet und was Sie bei der Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagement-Systems beachten müssen.
Wenn Sie später weitere Einzelheiten zu diesem Thema erfahren möchten, können Sie gerne unseren kompakten Ratgeber herunterladen.
Inhaltsangabe
Definition Dokumentenmanagementsystem
Dokumentenmanagement und Dokumentenmanagementsystem sind zwei eng verwandte Begriffe, die jedoch unterschiedliche Aspekte desselben Konzepts darstellen.
Dokumentenmanagement bezieht sich auf die Methoden, Praktiken und Verfahren, die eine Organisation verwendet, um ihre Dokumente zu verwalten. Es beinhaltet alles, von der Erstellung von Dokumenten, über die Organisation und Speicherung, bis hin zur Archivierung und Vernichtung.
Dokumentenmanagement kann Prozesse wie die Versionskontrolle, die Zugriffssteuerung, die Indexierung und Suchfunktionen, das Teilen und die Zusammenarbeit, die Sicherung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften umfassen. Es ist ein umfassender Ansatz, um sicherzustellen, dass Dokumente in einer Organisation effizient und effektiv verwaltet werden.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, die es Organisationen ermöglicht, ihre Dokumente auf effiziente und effektive Weise zu verwalten. In seiner einfachsten Form ist es ein Werkzeug, die für die digitale Ablage, Speicherung, Organisation, Verfolgung und gemeinsame Nutzung von elektronischen Dokumenten und elektronischen Bildern von papierbasierten Informationen, die mit Hilfe eines Scanners erfasst wurden, verwendet wird.
Die Hauptfunktionen eines DMS umfassen das Erfassen von Dokumenten durch Scannen oder direktes Hochladen, das Indizieren von Dokumenten für eine einfache Suche, das Speichern von Dokumenten in einem sicheren und gut organisierten System, das Verfolgen von Änderungen und Versionen von Dokumenten und das Bereitstellen von Zugriffssteuerungen und Sicherheitsmaßnahmen.
Elektronische Dokumentenmanagementsysteme werden häufig in die Workflow- oder Projektmanagementprozesse von Organisationen integriert. Sie können auch als Teil von Content-Management-Systemen eingesetzt werden.
Diese Integration ermöglicht einen nahtlosen Fluss von Informationen und Dokumenten innerhalb der Organisation. Dokumente können automatisch an die richtigen Personen weitergeleitet werden, und ihre Bearbeitung und Genehmigung können in Echtzeit verfolgt werden.
Dateiserver vs. Dokumentenmanagementsystem
Mitarbeiter arbeiten oft an Dokumenten, die zu groß sind, um sie per E-Mail zu versenden.
Hier tritt ein Dateiserver oder eine File-Sharing-Lösung in Aktion.
Ein Dateiserver oder File Sharing ermöglicht es den Mitarbeitern, gemeinsam an Dateien zu arbeiten und erleichtert somit die Bearbeitung von Dokumenten.
Obwohl Dateiserver oder File Sharing recht nützlich sind, sind sie nicht so leistungsstark wie Dokumentenmanagementsysteme.
Der Hauptgrund dafür liegt in den erweiterten Funktionen von Dokumentenmanagementsystemen.
Neben der reinen Speicherung bieten Dokumentenmanagementsysteme auch die Indizierung, Versionierung und das Tracking von Dokumenten an.
Dies ermöglicht eine einfachere Suche nach Dokumenten, verbessert die Zusammenarbeit und bietet bessere Möglichkeiten zur Notfallwiederherstellung.
Dokumentenmanagementsysteme: Vorteile
Speicherung
Die Kosten für die Aufbewahrung von Papierdokumenten können sich schnell summieren. Schließlich müssen Sie Aktenschränke, Kartons und Ablagefächer kaufen und Platz dafür schaffen.
Experten gehen davon aus, dass die Lagerung von Dokumenten etwa 15 % der gesamten Bürofläche beansprucht.
Das ist ein großes Budget, welches nur für die Aufbewahrung von Dokumenten aufgewendet werden muss.
Da es sich bei einem Dokumentenmanagementsystem um eine softwarebasierte Lösung handelt, können Sie Platz freimachen und alle erforderlichen Ausdrucke an einem kostengünstigeren Ort, z. B. in einem Lager, aufbewahren.
Zugriff
Eines der größten Probleme mit physischen Dokumenten ist, dass sie sich immer nur an einem Ort befinden können – und das Anfertigen von Kopien ist nicht immer effizient oder sicher.
Wenn Sie in ein Dokumentenmanagementsystem investieren, kann jeder, der auf ein Dokument zugreifen muss, dies tun, ohne darauf warten zu müssen.
Ein Dokumentenmanagementsystem stellt also sicher, dass jeder, der Zugang zu Dokumenten benötigt, diesen auch zeitnah erhält.
Zudem können Dokumente über eine einfache Suche schnell gefunden und von verschiedenen Geräten, z. B. von Desktops, Laptops oder Tablets, problemlos bearbeitet werden.
Optimierte Arbeitsabläufe
Mitarbeiter haben nicht selten Schwierigkeiten damit, Dokumente zu finden, gemeinsam zu nutzen und sauber zu versionieren.
Das führt zu einer Menge Ineffizienz und Unproduktivität. Ein Dokumentenmanagementsystem fungiert als ein benutzerfreundliches, zentrales Repository, in dem Ihre Mitarbeiter Dokumente schnell finden und Dateien problemlos gemeinsam nutzen können.
Zudem können sie mithilfe der Dokumentenhistorie auf einen Blick feststellen, wie aktuell die Dokumente sind, die sie gerade bearbeiten.
Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Sie also Ihre Arbeitsabläufe optimieren und Ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit zurückgeben, damit sie sich um die wirklich wichtigen Aufgaben kümmern können.
Zusammenarbeit
Laut einer Umfrage aus dem Jahr 2015 verläuft die Zusammenarbeit in 75 % aller funktionsübergreifenden Teams nicht harmonisch.
Schuld daran können Herausforderungen bei der Zusammenarbeit sein. Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen mit minimalem Aufwand gemeinsam an Dokumenten arbeiten und diese gemeinsam nutzen.
So kann beispielsweise ein Mitarbeiter aus dem Marketing eine Rechnung einem Kollegen aus der Buchhaltung schicken.
Der Mitarbeiter aus der Buchhaltung kann die Rechnung bezahlen und das Dokument dann als „bezahlt“ kennzeichnen, sodass jeder über den Status informiert ist.
Integration
Heutzutage gibt es mehr Apps und Software, als man zählen kann.
Tatsächlich verwenden Organisationen im Durchschnitt etwa 130 verschiedene Anwendungen oder Tools, um ihre Arbeit zu erledigen. Viele von ihnen sind nur schwer zu ersetzen.
Ein gutes Dokumentenmanagementsystem lässt sich in bestehende Systeme integrieren, ohne tagesaktuelle Abläufe zu stören. Kreditorenbuchhaltung, Logistik, Marketing und alle anderen Abteilungen können so problemlos auf Dokumente zugreifen und sie bearbeiten.
So ist es jedoch ggf. auch möglich, dass Abteilungen ihre papierbasierte Zusammenarbeit zunehmend automatisieren.
Wiederherstellung
Die Aufbewahrung physischer Dokumente ist nicht nur kostspielig, sondern auch riskant. Ein Feuer, eine Überschwemmung, ein Erdbeben oder eine andere (Natur-)Katastrophe kann wertvolle Informationen zerstören und Ihre Organisation ernsthaft in Mitleidenschaft ziehen.
Ob Sie es glauben oder nicht, 40 bis 60 % aller KMU öffnen nach einer Naturkatastrophe nie wieder ihre Türen. Das ist zwar bedauerlich, aber nicht weiter verwunderlich, denn wenn so ein Zwischenfall eintritt, ist es praktisch unmöglich, wichtige Dateien wiederherzustellen.
Wenn Sie Ihre Dokumente elektronisch in einem Dokumentenmanagementsystem speichern, können Sie Ihre Daten problemlos sichern und dieses Problem vermeiden.
Compliance
Jede Organisation hat ihre eigenen Compliance-Anforderungen. Es ist jedoch nicht immer einfach, diese einzuhalten.
Eine Nichteinhaltung führt jedoch nicht nur zu rechtlichen Problemen und potenziell hohen Geldstrafen, sondern kann auch Ihrem Ruf schaden und sich letztlich negativ auf Ihr Geschäftsergebnis auswirken.
Mit einem Dokumentenmanagementsystem sind Sie stets in der Lage, Dateien gemäß den Vorschriften zu organisieren, zu sichern und aufzubewahren, ohne dass es zu Problemen kommt.
Sicherheit
Ein leichter Zugang ist nicht immer eine gute Sache. Die meisten Organisationen speichern und archivieren nämlich eine große Menge an Dokumenten mit sensiblen Informationen (z. B. Kreditkartennummern, personenbezogene Daten usw.), die teils ungeschützt und für Mitarbeiter zugänglich sind.
Dies ist eine große Herausforderung, denn Sicherheitsmängel können schwerwiegende Folgen mit sich bringen.
Ein Dokumentenmanagementsystem ist von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, diese Probleme zu beheben. Sie können Zugriffe nämlich je nach Bedarf einschränken und einsehen, welche Mitarbeiter Dokumente einsehen oder ändern.
Anforderungen an ein Dokumentenmanagementsystem
Ein effektives Dokumentenmanagement System sollte eine Reihe von Schlüsselfunktionen und -anforderungen erfüllen, um eine Organisation dabei zu unterstützen, ihre Dokumente über den gesamten Dokumentenlebenszyklus effizient und effektiv zu verwalten.
Hier sind einige der wichtigsten Anforderungen:
Speichern und Organisieren von Dokumenten
Ein DMS sollte die Möglichkeit bieten, Dokumente sicher zu speichern und in einer strukturierten und organisierten Weise zu katalogisieren. Es sollte in der Lage sein, eine Vielzahl von Dokumententypen und -formaten zu unterstützen.
Suchfunktion
Das System sollte leistungsfähige Suchwerkzeuge bieten, die es Benutzern ermöglichen, schnell und einfach die benötigten Dokumente zu finden. Dies kann durch die Verwendung von Schlüsselwörtern, Metadaten und Volltextsuche erreicht werden.
Zugriffssteuerung und Sicherheit
Ein DMS sollte robuste Sicherheitsmaßnahmen und Zugriffssteuerungen bieten, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu bestimmten Dokumenten haben.
Versionskontrolle und Audit-Trail
Es sollte die Möglichkeit geben, verschiedene Versionen eines Dokuments zu verfolgen und zu speichern, um Änderungen nachvollziehen zu können. Ein Audit-Trail sollte aufzeichnen, wer wann welche Änderungen an einem Dokument vorgenommen hat.
Workflow-Integration
Ein gutes DMS sollte sich in die bestehenden Arbeitsabläufe einer Organisation einfügen lassen. Dies könnte beispielsweise bedeuten, dass es eine Funktion für die Genehmigung von Dokumenten gibt, die es ermöglicht, Dokumente zur Überprüfung und Genehmigung an bestimmte Personen zu senden.
Kompatibilität und Integration
Das System sollte mit den bestehenden IT-Systemen und Softwareanwendungen der Organisation kompatibel sein und sich leicht in diese integrieren lassen.
Skalierbarkeit
Ein DMS sollte in der Lage sein, mit der Organisation zu wachsen. Es sollte in der Lage sein, eine steigende Anzahl von Dokumenten und Benutzern zu verwalten, ohne an Leistungsfähigkeit zu verlieren.
Benutzerfreundlichkeit:
Ein effektives DMS sollte einfach zu bedienen sein, damit alle Mitarbeiter es effektiv nutzen können. Eine intuitive Benutzeroberfläche und hilfreiche Tutorials können hier von Vorteil sein.
Compliance und rechtliche Anforderungen
Ein DMS sollte Funktionen für die Einhaltung von gesetzlichen und branchenspezifischen Vorschriften in Bezug auf das Dokumentenmanagement bieten, einschließlich Datensicherheit und Datenschutzvorschriften.
Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in einer Organisation ist ein wichtiger Schritt, der sorgfältig geplant und durchgeführt werden sollte. Hier sind einige Schritte, die in diesem Prozess normalerweise enthalten sind:
Bedarfsanalyse
Zunächst sollte man die Anforderungen der Organisation ermitteln. Dies kann durch Gespräche mit den verschiedenen Abteilungen und durch die Untersuchung der aktuellen Prozesse und Schwierigkeiten in Bezug auf das Dokumentenmanagement erfolgen.
Auswahl des Systems
Auf der Grundlage der ermittelten Anforderungen sollte man verschiedene DMS-Anbieter und -Lösungen bewerten und vergleichen. Dies kann eine Untersuchung ihrer Funktionen, Kosten, Benutzerfreundlichkeit, technischer Unterstützung und anderer Faktoren beinhalten.
Planung und Vorbereitung
Bevor das DMS eingeführt wird, sollte ein Implementierungsplan erstellt werden. Dieser Plan sollte Details wie die Zeitplanung, die Verantwortlichkeiten, die benötigten Ressourcen und die zu erwartenden Auswirkungen auf den Betrieb enthalten.
Datenmigration
Die vorhandenen Dokumente und Daten müssen in das neue DMS übertragen werden. Dies kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn die Daten aus verschiedenen Quellen und in verschiedenen Formaten vorliegen.
Systemkonfiguration und Anpassung
Das DMS sollte an die spezifischen Anforderungen und Prozesse der Organisation angepasst werden. Dies kann die Konfiguration von Zugriffsrechten, Workflows, Benachrichtigungen, Berichten und anderen Funktionen umfassen.
Schulung und Support
Die Benutzer sollten geschult werden, wie sie das DMS effektiv nutzen können. Es sollte auch ein Support-Plan vorhanden sein, um Fragen und Probleme zu lösen, die nach der Einführung auftreten können.
Go-Live und Überwachung
Nachdem das System implementiert und getestet wurde, kann es offiziell in Betrieb genommen werden. Es sollte ein Prozess zur Überwachung und Bewertung der Leistung des Systems etabliert werden, um sicherzustellen, dass es die erwarteten Vorteile liefert und um eventuelle Probleme oder Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
H&S: Ihr Dokumentenmanagementsystem Anbieter
Als europäischer Softwarehersteller entwickelt H&S seit über 30 Jahren Standardlösungen im Bereich Digitalisierung. Besonderen Wert legen wir auf persönlichen Kundenkontakt.
Mit unserer Schlüsselproduktreihe inPoint konzentrieren wir uns darauf, einen digitalen Arbeitsplatz für alle unsere Mitarbeiter und Partner zu schaffen. Dieser digitale Arbeitsplatz ermöglicht es uns, digitale Prozesse abzubilden und zu orchestrieren, während wir eine einheitliche und systemübergreifende Ablage bereitstellen. Unsere Integration in bestehende heterogene Umgebungen gewährleistet eine reibungslose Zusammenarbeit.
Bei H&S verstehen wir die spezifischen Anforderungen und gesetzlichen Vorgaben in Europa. Daher stellen wir sicher, dass wir unsere Kunden während des gesamten Prozesses, von der Bedarfsanalyse bis zum laufenden Betrieb, bestmöglich unterstützen können. Bei uns erhalten Sie eine persönliche Betreuung, da wir Ihnen eine dedizierte Ansprechperson und maßgeschneiderte Lösungen bieten. Unser deutschsprachiges Hotline-Team ist rund um die Uhr für Sie erreichbar und besteht aus unseren eigenen Mitarbeitern. Darüber hinaus bieten wir Ihnen direkten Zugang zum Management.
inPoint DMS: Ihre Dokumentenmanagement Software
inPoint DMS ist eine leistungsstarke Dokumentenmanagementsoftware, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Die Software bietet eine breite Palette von Managementfunktionen, um den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten zu verwalten – von der Erstellung über Änderungen bis zur Freigabe und Archivierung.
Mit inPoint DMS können Unternehmen ihre eigenen Vorlagen erstellen und speichern, um eine konsistente und effektive Dokumentation zu gewährleisten. Die prozessbezogenen Bearbeitungsfunktionen ermöglichen es den Benutzern, Dokumente innerhalb des Systems zu bearbeiten und freizugeben. Die revisionssichere Ablage stellt sicher, dass alle Dokumente sicher aufbewahrt werden und bei Bedarf leicht zugänglich sind, z. B. für Audits oder rechtliche Anforderungen.
Die DMS Software bietet zudem eine umfassende Berechtigungssteuerung, mit der Führungskräfte und Mitarbeiter festlegen können, welche Personen Zugriff auf bestimmte Dokumente haben. Dadurch wird die Vertraulichkeit und Sicherheit der Dokumente gewährleistet.
Insgesamt ist inPoint DMS eine effektive Lösung für Unternehmen, um ihre Dokumentenprozesse zu optimieren und zu vereinfachen. Mit seinen umfangreichen Funktionen und der benutzerfreundlichen Oberfläche bietet inPoint eine intuitive und leicht zugängliche Möglichkeit, Dokumente zu verwalten und zu organisieren.
Fazit
Dokumente und die darin enthaltenen Daten sind das Rückgrat jeder Organisation und ermöglichen eine effiziente Arbeitsweise. Allerdings geht durch die schiere Menge an Dokumenten, die täglich in einem Unternehmen anfallen, oft wertvolle Information verloren.
Um dieses Problem zu lösen, greifen Organisationen immer häufiger auf Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zurück. Einfach gesagt, handelt es sich dabei um eine Software, die es ermöglicht, elektronische Dokumente und Bilder von gescannten, papierbasierten Dokumenten zu speichern, zu organisieren, zu verfolgen und gemeinsam zu nutzen.
Im Vergleich zu herkömmlichen Dateiservern oder einfachem File Sharing zeichnen sich DMS durch ihre umfangreichen Funktionen aus. Zudem bieten sie zahlreiche Vorteile, darunter eine effizientere Speicherung, verbesserten Zugang, einfache Integration, robuste Wiederherstellungsfunktionen, regelkonforme Compliance und starke Sicherheitsmaßnahmen.
Die Einführung eines DMS Systems sollte sorgfältig geplant und mit Unterstützung eines DMS Anbieters durchgeführt werden.
Sind Sie neugierig geworden, wie ein Dokumentenmanagementsystem Ihre Organisation unterstützen könnte? Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräch !
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DI (FH) MARTIN LEITNER, MSc.
Seit 1996 arbeite ich für die H&S Heilig und Schubert Software AG in Wien und habe 2015 als Vorstand die Verantwortung für das gesamte Unternehmen übernommen. Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in der IT-Branche und Projektleitung habe ich ein umfangreiches Fachwissen aufgebaut.
Als Techniker konzentriere ich mich darauf, die Entwicklungen bei H&S maßgeblich zu beeinflussen. Dabei arbeite ich eng mit unseren Kunden zusammen und bringe mein technisches Fachwissen sowohl in den Vertrieb als auch in das Produktmanagement ein.
In meiner Tätigkeit als Geschäftsleiter der H&S begeistert mich der branchenübergreifende Austausch mit unseren Kunden und die Einblicke in die Prozessabläufe in den verschiedensten Unternehmen.
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