Dokumentenlenkung

dokumentenlenkung
mit inPoint

Demo

Dokumentenlenkung bezieht sich auf eine Reihe von Praktiken, die sicherstellen, dass Dokumente auf systematische und nachweisbare Weise erstellt, überprüft, verteilt und verarbeitet werden. Mit inPoint für Dokumentenlenkung bieten wir Ihrer Organisation eine Softwarelösung zur normgerechten Dokumentenlenkung für Ihr Qualitätsmanagement System.

lösung: dokumentenlenkung

Normgerechte Dokumentenlenkung

Dokumentenlenkung ist ein wichtiges Element von Qualitätsmanagement Systemen. Es geht um den Dokumenten Lebenszyklus, von der Erstellung über die Versionierung bis hin zur Archivierung. Es beschreibt wie Dokumente innerhalb der Organisation erstellt, verarbeitet, überprüft, veröffentlicht und verteilt werden. 

EFFIZIENTE HANDHABUNG

Wir bieten eine einfache und sichere Verwaltung von Qualitätsmanagement Dokumenten durch strukturierte Ablagen, welche mit Versionierungen, Berechtigungen und Workflows versehen sind. Behalten Sie einen vollständigen Überblick über alle Informationen, Daten und Dokumente. 

Anwenderfreundlichkeit

Die hohe Anwenderfreundlichkeit unterstützt die oberste Leitung und QM Beauftragte bei der Durchsetzung von qualitätssichernden Maßnahmen im Betrieb. Weil sich die Benutzerführung an Microsoft Office Standards hält, kommt inPoint weitgehend ohne Schulung aus.

Dokumentenlenkung: DokumentenZyklus

Dokumentenlenkung -- Dokumentenzyklus

Funktionen

QM Dokumente erstellen

Bringen Sie bereits bei der Erstellung neuer QM Dokumente Qualität in Ihr System und nutzen Sie die integrierten Vorlagen für Prozesse, Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen aus der Vorlagenbibliothek. Selbstverständlich können auch alle anderen Dokumentenarten via Drag & Drop in das geöffnete digitale QM Handbuch Indexregister gezogen und sicher zur Bearbeitung abgelegt werden.

QM dokumente verwalten

Je nach Berechtigung können Anwender inPoint QM Dokumente öffnen und ändern. Alle Änderungen werden automatisch als neue Dokumentenversion angelegt, wodurch ein Höchstmaß an Transparenz und Nachvollziehbarkeit garantiert ist. Laden Sie im Einzelfall Experten ein und geben Sie das Dokument temporär zur Beurteilung frei.

QM DOKUMENTE VERTEILEN

Jedes neue oder geänderte Dokument kann via RSS News Feed nach MS Outlook ausgeliefert werden. Mit dieser Funktion ist sichergestellt, dass alle betroffenen Mitarbeiter rechtzeitig und vollständig über Änderungen informiert sind. Die digitale Dokumentenlenkung unterstützt Sie durch einfach zu nutzende Wiedervorlagenfunktionen und verschickt rechtzeitig E-Mail Benachrichtigungen über auslaufende Fristen an zuständige Mitarbeiter.

QM DOKUMENTE IM ALLTAG

Während QM Mitarbeiter mit dem QMH Index vertraut sind und daher mit wenigen Klicks das gewünschte QMH Element schnell finden, bevorzugen Fachabteilungen die integrierte Volltextsuche um gezielt nach Dokumenten zu suchen. Anwender benötigen im Geschäftsalltag oft nur einige wenige QM Dokumente wie Prozessbeschreibungen und Verfahrensanweisungen. Mit der Favoriten Funktion lassen sich diese Dokumente markieren und das wiederholte Suchen nach den immer gleichen Dokumenten im digitalen QM Handbuch entfällt damit zur Gänze.

wartung

Wir habe die Systemverwaltung im digitalen QM Handbuch so einfach und sicher wie nur möglich gestaltet. Die Fachabteilung benötigt ein zusätzliches Feld im digitalen QMH? Kein Problem. Das Ändern und Erweitern von QM Kapitel ist so einfach, dass dies sogar von ambitionierten Anwendern mit wenigen Mausklicks erledigt werden kann. Weil inPoint zur Gänze auf das Berechtigungssystem von Microsoft (Active Directory) aufbaut, können erforderliche Zurgriffsberechtigungen mit wenigen Mausklicks konfiguriert werden.

COMPLIANCE

inPoint unterstützt zudem Ihre Compliance Politik mit revisionssicheren Speichersystemen namhafter Hersteller, die ein Ändern und Löschen von Belegen während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist verhindern. Dies ist von besonderer Bedeutung, wenn Sie weitere inPoint Module, z.B. die Langzeitablage von steuerrechtlichen Dokumenten planen. H&S Lösungen sind eine sichere Grundlage für die erfolgreiche Zertifizierung Ihrer Organisation durch akkreditierte Wirtschaftsprüfer.

Freigabeprozesse

Bevor ein neues QM Dokument veröffentlicht wird, kann dieses optional über einen vorgezeichneten mehrstufigen digitalen Freigabeprozess geprüft werden. Jeder Teilnehmer im Prüfprozess kann ein Dokument freigeben oder zurückweisen. Alle Kommentare werden protokolliert und gemeinsam mit dem Dokument archiviert.

offline dokumente

Mit der inPoint Offline Funktion können am Firmenserver abgelegte QM Dokumente auf ein Notebook kopiert werden. Mitarbeiter im Außeneinsatz haben auf diesem Weg wichtige QM Dokumente auch an Orten ohne Internetzugang zur Verfügung.

Dokumenten Preview

Meist genügt ein kurzer Blick in ein QM Dokument. Mit dem integrierten DocPreview Monitor können Anwender QM Dokumente auch dann ansehen, wenn die erforderliche Software (z.B. MS Office) nicht am Rechner installiert ist.

Ausblick

Haben sie noch Fragen oder wünschen eine Demo?

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