Wie lange wartet Ihr Kunde auf Antwort?



Sie haben viel Geld in den Aufbau eines Call Centers investiert um Ihren Kunden guten Service zu bieten?
Aber was geschieht mit den Anfragen die Sie per E-Mail erreichen?

Während in den letzten Jahren das gestiegene E-Mail Volumen mit rechtskonformen Archivlösungen gut bewältigt werden konnte, ist die Einbindung von E-Mails in Geschäftsabläufe noch kaum gelöst. Software von H&S unterstützt Ihre MitarbeiterInnen bei der Bearbeitung eingehender E-Mails.

E-Mails werden inhaltlich erschlossen, kategorisiert, in digitalen Akten einsortiert und an die zuständigen Mitarbeiter zur Bearbeitung weitergeleitet. Absender erfahren über vorbereitete Antworttexte, dass die Anfrage bearbeitet wird.

inPoint CSE Content Server Exchange - ist eine Server/Server Archiv App, zur Entlastung des Exchange Stores. Archivieren Sie entweder das Exchange Journal und/oder nur bestimmte Postfächer nach frei definierbaren Regelwerken. Nach der Archivierung verbleibt ein E-Mail Shortcut am Exchange Server, der auf den neuen Ablageort am Archivmedium verweist. Anwender verwenden weiterhin wie gewohnt MS Outlook um archivierte E-Mails zu öffnen. Bei Einsatz revisionssicherer Speichermedien verbessern Sie Ihre Compliance Politik. inPoint CSE kann als eigenständige E-Mail Archivlösung eingesetzt werden und/oder in Verbindung mit der inPoint smart work Suite.
inPoint smart analyzer - prüft vorgegebene Postfächer auf neu eingegangene E-Mails (meist Gruppenpostfächer wie z.B. office@) und analysiert E-Mail Metadaten (z.B. Betreff), sowie Bodytext auf bestimmte Inhalte und startet automatisch nächste Bearbeitungsschritte. Dies können automatische E-Mail Nachrichten an den Absender sein, Übergabe an eine Clearingstelle oder Zuordnung zu einer digitalen inPoint Akte (inPoint smart dossier).

inPoint smart analyzer unterstützt auch die manuelle Zuordnung einer E-Mail zu einer digitalen inPoint Akte (inpoint smart dossier) direkt in MS Outlook. Ein ausgeklügelter Algorithmus prüft die abzulegende E-Mail und schlägt jene Akten vor, die für eine Ablage in Frage kommen. Bringen Sie inPoint mit nur wenigen Klicks bei, wie neue E-Mails abzulegen sind.
inPoint smart response - Wenn Marktteilnehmer mit Ihrem Unternehmen in Verbindung treten, erwarten Sie rasche Antwort. In vielen Fällen übernimmt dies bereits Ihre Website. Meist jedoch senden Geschäftspartner E-Mails direkt an Ihr Unternehmen. Überzeugen Sie Ihre Kunden durch eine erste automatisch erstellte E-Mail Antwort dort wo es sinnvoll erscheint und wo es notwendig ist. Personalisierung und individuelle Texte werden durch den inPoint smart response gesteuert.
inPoint smart distribute - sorgt als Teil des inPoint smart analyzer dafür, dass zuständige Abteilungen und Mitarbeiter über neue Aufgaben informiert werden. Je nach Einstellung kann dies eine einzelne Person oder Personengruppe (entsprechend MS Active Directory) sein.
inPoint smart dossier - macht dort weiter, wo der beliebte und bekannte MS Explorer aufhört. E-Mails und alle Arten von Dokumenten werden mit inPoint zu übersichtlichen und vollständigen Akten zusammengeführt. Einfach zu nutzende Werkzeuge erleichtern sofort spürbar die tägliche Arbeit mit E-Mails und Dokumenten:

  • Arbeiten Sie im Team an Dokumenten und Projekten, inklusive Versionsverwaltung.
  • Laden Sie Personen oder Gruppen aus anderen Abteilungen temporär zur Mitarbeit an Dokumenten ein.
  • Verwalten Sie beliebig viele Termine zu Geschäftsfällen und lassen Sie sich z.B. per E-Mail erinnern.
  • Gestalten Sie einfache Freigabeprozesse über mehrere Instanzen.
  • Markieren Sie wichtige Dokumente und Akten als Favoriten und greifen Sie schneller auf diese zu.
  • Visualisieren Sie die Beziehung einzelner E-Mails zu anderen Dokumenten in einem Stammbaum.

inPoint smart work dossier steht in mehreren App Varianten zur Verfügung, um Dokumente dort zu nutzen wo sie entstehen und bearbeitet werden. Als inPoint Outlook App, inPoint Office App, inPoint Explorer App und inPoint Desk App. Weil die Benutzerführung sich an Microsoft Windows Standards hält, kommt inPoint ohne Schulung aus und neue Mitarbeiter sind schneller produktiv.
Aus E-Mail Archivierung wird E-Mail Management


herkömmliche
E-Mail
Archivierung
inPoint
smart work
Suite
Entlastung des MS Exchange Servers durch regelbasierendes Auslagern von E-Mails
PST-Archivierung
Erfüllen rechtlicher Anforderungen
OWA Anbindung
Volltextsuche im E-Mail Archiv
Klassifizieren und erschließen eingehender E-Mails nach unterschiedlichen Regelwerken -
Automatische Zuordnung und Ablage klassifizierter E-Mails direkt in digitale inPoint Akten -
Ablageassistent zur Zuordnung neuer E-Mails zu inPoint Akten -
Graphische Darstellung einzelner E-Mails im Gesamtkontext komplexer Geschäftsabläufe -
Übergabe der inPoint Akte an zuständigen Sachbearbeiter zur Bearbeitung mit Wiedervorlage -
E-Mails und inPoint Akten temporär mit anderen Personen oder Gruppen teilen -
Freigabe- Genehmigungsmanagement zu inPoint Akten -
Digitale inPoint Akten Offline nutzen -

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