E-Mail Archivierung für MS-Exchange 2010/2013/2016

Mit inPoint Content Server for Exchange CSE erhalten Sie eine leistungsstarke E-Mail-Archiv Plattform für Exchange Server ab Version 2010. Basierend auf 25 Jahre Erfahrung im Dokumentenmanagement genau das Richtige um den heutigen organisatorischen und rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Ziel der inPoint CSE E-Mail Archivierung ist die Entlastung des MS Exchange Servers durch Auslagern nicht mehr benötigter E-Mails auf Archivmedien, sowie die Einhaltung rechtsverbindlicher Aufbewahrungsfristen. Nach der Archivierung reduziert sich der Speicherbedarf im Exchange Store um bis zu 80%. Die Sicherungszeiten werden um bis zu 50% kürzer und das Wiederherstellen verschwundener E-Mails im laufenden Betrieb ist nur eine Angelegenheit von Sekunden.

Durch die transparente Integration in MS Outlook und MS Outlook Web Access (OWA/WebApp) mittels der bewährten Shortcut-Technologie entlasten wir effizient Ihre Exchange Server ohne dass Ihre Anwender sich umgewöhnen müssen. Anwender erkennen oft erst am geänderten E-Mail Icon in MS-Outlook, dass die E-Mail archiviert wurde. Der bekannte Doppelklick auf eine E-Mail in MS-Outlook genügt und schon steht diese zur Bearbeitung bereit.

Um Ihren Anwendern auch von unterwegs den vollen Zugriff auf archivierte E-Mails zu gewährleisten, steht für Android und iOS eine leistungsstarke App zur Verfügung.

Ablage von Eingangsrechnungen für schnellen Zugriff und weniger Papier

Einfach und flexibel zu konfigurieren

Weil Administratoren selten Änderungen an den E-Mail Archiveinstellungen vornehmen, ist eine leicht verständliche Benutzeroberfläche besonders wichtig. Das ergonomische Design im MS Office Look erfüllt diese Anforderung in besonderem Maße. Das Erstellen und Pflegen komplexer E-Mail Archivierungsjobs ist selbst für Administratoren mit geringer Erfahrung einfach zu realisieren.

Serverseitige Archivierung

Die zu archivierenden Postfächer und/oder Postfachgruppen wählt der Administrator aus dem in inPoint eingebundenen Active Directory. Die flexiblen E-Mail Archivierungskriterien wie z.B. Alter, Größe oder Nachrichtenklasse können mit wenigen Klicks einfach auf Gruppenebene konfiguriert und an gewünschte Ziele angepasst werden.

PST Import und PST Archivierung

Vom Anwender erstellte PST-Dateien sind aus verschiedenen Gründen nicht der ideale Speicherort für E-Mails. PST-Archive sind der unternehmerischen Kontrolle entzogen, können defekt werden und im schlimmsten Fall verloren gehen. Optional steht ein PST Import Tool bereit um PST-Dateien inklusive der Ordnerstruktur in das Archiv zu übernehmen. Sollen Anwender anschließend in ihrer gewohnten Outlook-Umgebung wieder auf alle E-Mails zugreifen, können Shortcuts/Verknüpfungen erzeugt werden.

E-Mail Archivierung für Anwender

Werden in Outlook Archivordner angelegt, so können die vom Anwender dorthin manuell verschobenen E-Mails zu bestimmten Zeiten von inPoint CSE abgeholt und archiviert werden.

E-Mail Compliance und GoBD

inPoint unterstützt Ihre Compliance Politik mit revisionssicheren Speichersystemen namhafter Hersteller, die ein Ändern und Löschen von E-Mails und Attachments, während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist, verhindern. H&S Lösungen sind eine sichere Grundlage für die erfolgreiche Zertifizierung Ihrer Organisation durch akkreditierte Wirtschaftsprüfer.

Die isolierte Archivierung von E-Mails kann für Unternehmen jedoch auch ein Risiko darstellen, da E-Mails in einen Sachzusammenhang mit anderen elektronischen Dokumenten gebracht werden müssen. Diese Problemzone wird mit den inPoint Dokumentenmanagement Lösungen effizient entschärft. Im Sinne der Beweiserbringung bzw. Schuldbefreiung kann die Beziehung einzelner Dokumente und E-Mails zueinander in Listenform gebracht und graphisch dargestellt werden. Mit dieser Zusatzfunktion lassen sich Zusammenhänge von Sachverhalten schlüssig darstellen. Die Verknüpfung geschieht bei E-Mails automatisch und/oder durch den Anwender.

Mehr zum Thema GoBD (GoBS/GDPdU), veröffentlicht vom Bundesfinanzministrium Deutschland, finden Sie HIER.

Mehr zum Thema Aufbewahrungspflicht, veröffentlicht vom Bundesministerium für Finanzen Österreich, finden Sie HIER.

Mehr zum Thema Revisionssicherheit finden Sie HIER.

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