Verträge in der gewohnten MS Office Umgebungverwalten


Mit inPoint bieten wir Ihrer Organisation ein hoch effizientes und transparentes Softwaresystem zur Pflege Ihrer Verträge über den gesamten Lebenszyklus. Erhalten Sie volle Souveränität über Strukturen, Verantwortlichkeiten und Fristen. Schaffen Sie Entlastungsbeweise durch Verkettung einzelner Dokumente zu einem schlüssigen Gesamtbild. Digitale Prozesse unterstützen Ihr Vertragsmanagement von der Erstellung und Freigabe bis hin zur laufenden Wartung von komplexen Vertragswerken. Und weil sich die Benutzerführung an Microsoft Office Standards hält, kommt inPoint Vertragsverwaltung weitgehend ohne Schulung aus. Neue Mitarbeiter sind rasch in das Vertragsarchiv eingearbeitet und produktiv für Ihr Unternehmen tätig.

inPoint kann parallel als eigenständige DeskApp oder als PlugIn für MS-Office, MS-Outlook oder MS-Explorer genutzt werden.

Verträge erstellen und ändern
Verträge erstellen und ändern - Bringen Sie bereits bei der Erstellung neuer Verträge Qualität in Ihr System und nutzen Sie die integrierte Vorlagenbibliothek. Selbstverständlich können auch alle anderen Dokumentenarten via Drag & Drop in das geöffnete Indexregister gezogen und sicher zur Bearbeitung abgelegt werden. Je nach Berechtigung können Anwender inPoint Verträge einsehen, öffnen und ändern. Bidirektionaler Datenaustausch mit anderen Systemen reduziert den Aufwand der Metadaten Erfassung und stellt konsistente Informationsstände sicher.

Alle Änderungen werden automatisch als neue Dokumentenversion angelegt, wodurch ein Höchstmaß an Transparenz und Nachvollziehbarkeit garantiert ist. Optional vergleicht inPoint zwei Dokumentenversion und markiert geänderte Stellen im Highlighting Verfahren.
Worflowsystem für Verträge
Verträge im Team bearbeiten, prüfen und freigeben - Bevor ein neuer Vertrag oder ein Dokument veröffentlicht wird, kann dieses über einen vorgezeichneten mehrstufigen digitalen Erstellungs- und Freigabeprozess bearbeitet werden. Laden Sie im Einzelfall Experten AdHoc ein und geben Sie das Dokument temporär für Außenstehende zur Beurteilung frei. Alle Kommentare werden protokolliert und gemeinsam mit dem Dokument im Vertragsarchiv abgelegt. Das optionale BPMN 2.0 Workflowsystem bietet neben Rollen- und Stellvertreterregelungen auch Eskalationsmanagement und Aufgaben Monitoring.

Compliance - inPoint unterstützt Ihre Vertragsverwaltung mit Lifecycle- und Retentionmechanismen, sowie umfassender Berechtigungslogik. Im Sinne der Beweiserbringung bzw. Schuldbefreiung kann die Beziehung einzelner Dokumente zueinander in Listenform und graphisch dargestellt werden. Mit dieser Funktion lassen sich Zusammenhänge von Sachverhalten schlüssig darstellen. Die Verknüpfung geschieht bei E-Mails automatisch und/oder durch den Anwender.
RSS FEED für Verträge
Verträge verteilen - Neue oder geänderte Dokument können via RSS News Feed nach MS Outlook ausgeliefert werden. Mit dieser Funktion ist sichergestellt, dass alle betroffenen MitarbeiterInnen rechtzeitig und vollständig über Änderungen informiert sind.
Verträge verwalten
Verträge verwenden - einfach finden, markieren und anzeigen - Es liegt in der Natur von komplexen Vertragstexten, dass diese nur bedingt über Schlagworte auffindbar sind. Deshalb steht Ihnen eine leistungsstarke Volltext Such- und Findemaschine zur Verfügung. Gefundene Textpassagen werden in den Dokumenten mit ‚Highlight‘ markiert.

Die Gestaltung von Verträgen benötigt oft geraume Zeit. Mit der Favoriten Funktion lassen sich diese Dokumente markieren und das wiederholte Suchen nach den immer gleichen Dokumenten entfällt damit zur Gänze.

Manchmal genügt ein kurzer Blick in einen Vertrag. Mit dem integrierten DocPreview Monitor können Anwender Vertragsdokumente auch dann ansehen, wenn die erforderliche Software (z.B. MS Office) nicht am Rechner installiert ist.

Mit der inPoint Offline Funktion können am Firmenserver abgelegte Verträge auf ein Notebook kopiert werden. Mitarbeiter im Außeneinsatz haben auf diesem Weg wichtige Dokumente auch unterwegs zur Verfügung. Selbstverständlich unter Einhaltung aller Sicherheitsaspekte.
Wiedervorlage zu Vertreägen
Fristenmanagement  - Versäumte Fristen können im Vertragswesen teuer zu stehen kommen. Die Wiedervorlagefunktion von inPoint Vertragsverwaltung entschärft diese Kostenfalle. Wählen Sie Akten oder einzelne Dokumente und markieren Sie im Kalender, wann Sie an diese Aufgabe erinnert werden möchten. Entscheiden Sie, ob Sie via E-Mail erinnert werden wollen und ob die Aufgabe im Outlook Kalender eingetragen werden soll. inPoint verschickt rechtzeitig E-Mailbenachrichtigungen über auslaufende Fristen an die zuständigen Mitarbeiter.
Vertragsverwaltung für Administratoren
Vertragsarchivierung soll allen Spaß machen! - Deshalb haben wir auch die Systemverwaltung so einfach wie möglich gestaltet. Die Fachabteilung benötigt ein zusätzliches Feld zur Verschlagwortung? Kein Problem. Das Ändern und Erweitern von Metadaten ist so einfach, dass dies sogar von ambitionierten Anwendern mit wenigen Mausklicks erledigt werden kann. Weil inPoint zur Gänze auf das Berechtigungssystem von Microsoft (Active Directory) aufbaut, können erforderliche Zurgriffsberechtigungen mit wenigen Mausklicks konfiguriert werden.

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